Расширьте возможности использования trello

Be A Leader

A productive team often has a great leader. If you are that leader, the board creator and visionary, share your outlook with your fellow band of merry board members so that everyone has a common goal and sense of direction:

• Get everyone on board with a “how-to” card that is easily accessible at the top of the first list on the board. Add goals, timelines, resources, and links to relevant chat channels to this card. It might also be helpful to explain the workflow here.
• Instantly see what’s not getting done with the Card Aging Power-Up, which sets the color of cards to fade out over time if they haven’t had any activity in a while.
• Have a dedicated meeting spot accessible on a board with the Google Hangouts or Whereby Power-Ups. Host regular standups with board members so that everyone can share what they’ve done, what they are working on, and anything that’s blocking their work.

It’s On The Menu

On the right side of your Trello board is the menu, the mission control center for your board. The menu is where you can manage members, control settings, and enable Power-Ups. Let’s look at some of the menu’s tastiest items.

• Remove members from a board by clicking their avatar in the members section and selecting “Remove from Board.” Click your own avatar to leave a board if you’ve had enough of the productivity party. By default any board member can add and remove members to make collaboration easier, but admins can change this in the board settings.
• Manage board member permissions by clicking an avatar and selecting “Change permissions.” Only board admins can change board member permissions. We recommend having more than one admin on a board in case an admin is unavailable and important admin level settings need to be changed.

Change Background — Add some personality to your boards!

Your Trello board comes with a default Trello blue background, but just click “Change Background” and voila! There are additional colors and thousands of beautiful photos from which to choose. Give each board a unique feel. Who says productivity shouldn’t be fun, too?

Power-Ups — Power-Ups bring additional functionality and integrations to your Trello boards. Connect the other apps you rely on to your boards, so all information is visible in one place. Here are a few examples:

1. Calendar: See due dates in a calendar view, and bring a different perspective to a board with the Calendar Power-Up.
2. Google Drive: Quickly access files from the back of a card, and always have the most important information without needing to leave Trello. (Works with Box, Dropbox, too!)
3. Custom Fields: Add more structured information like costs, time estimates, phone numbers, and more to cards. These items can be visible on both the front and back of the card.

These are just a couple Power-Ups Trello has to offer, see the full list here and check out the next article for a Power-Up and integrations deep dive. Every board comes with one free Power-Up. Business Class teams and Enterprise organizations get unlimited Power-Ups on their boards.

The menu has so much more to offer, so take a few minutes to dig around. You never know what kind of delight you might find.

Trello для хранения

Доски Trello — это отличный способ визуально хранить ресурсы и создавать актуальные документы. Некоторые отличные примеры использования досок Trello для хранения должностных инструкций, ресурсов команды и даже любимых рецептов.

На этих досках списка часто представляют собой группы или категории, чтобы упростить сортировку и организацию информации. Карточки создаются для каждого элемента и содержат дополнительную информацию в описании, соответствующие ссылки и вложения, которые отсортированы на каждой карточке.

Полезные возможности

• Вложения — добавляйте вложения с вашего локального компьютера или из популярных облачных сервисов, например Google Диск, Dropbox или OneDrive, с помощью улучшений для организации документов, файлов и материалов.
• Markdown — создавайте более четкие и организованные описания карточек с помощью языка разметки Markdown. Markdown позволяет добавлять заголовки, маркированные списки, выделять текст с помощью курсива или жирного шрифта, а также многое другое.
• Метки — отмечайте карточки тегами с помощью меток и используйте фильтры для быстрого просмотра карточек с соответствующим тегом. Используйте серые метки, если вы не хотите, чтобы метки появлялись на лицевой стороне карточки, но учитывались при фильтрации.
• Поиск — используйте надежную функцию поиска в Trello, чтобы получить любую карточку, которую вы ищите. Создавайте то количество карточек, которое вам нужно. А Trello позволит без проблем находить их.

Trello для обсуждения

Давайте посмотрим правде в глаза, нет ничего хуже расписания, состоящего из бесконечных встреч без какой-либо повестки дня. Использование Trello для организации встреч позволяет указать повестку дня, независимо от того, что это встреча одни на один, с командой, ретроспектива или общее собрание. Поскольку Trello работает в реальном времени, каждый может синхронизироваться с Trello и присутствовать на встрече.

Создавайте на этих досках списки для вопросов, которые нужно обсудить на следующей встрече, чтобы создать четкую повестку дня. Перед каждой встречей создавайте новый список с датой встречи и после обсуждения перетаскивайте карточки из списка «для обсуждения» в новый список. Когда вы перетащите все карточки, встречу можно считать завершенной. А если у вас остались вопросы для обсуждения, сохраните их в списке «для обсуждения» до следующей встречи.

Для ретроспективы после продвижения или для завершающегося проекта предусмотрены другие настройки списка: Что было хорошо? Что нужно изменить? Вопросы и обсуждения, а также элементы «Действие». Пусть ваша команда добавит карточки на каждый список заранее, чтобы структурировать ретроспективу, что сэкономит вам время при просмотре каждой карточки.

• Улучшение Whereby позволяет прикрепить настроенную комнату Whereby на доску, а также добавить в видеочат доску для совещания, вставив ссылку на нее.
• Копировать доску — используйте функцию копирования доски, чтобы настроить шаблонную доску для повторяющихся встреч в одном формате, и скопируйте шаблон, чтобы сохранить время.
• Связанные карточки и доски — вкладывайте связанные карточки и доски Trello в элементы повестки дня, чтобы все участники могли ознакомиться с деталями и представить перспективы.
• Улучшение Голосование — узнайте, какие идеи и темы наиболее интересны вашей команде с помощью улучшения Голосование, которые позволяет участникам проголосовать за карточку.

Board Basics

A Trello board only has four key components, but comes with unlimited possibility:

1. Boards — A board represents a project or a place to keep track of information. Whether you are launching a new website, or planning a vacation, a Trello board is the place to organize your tasks and collaborate with your colleagues, family, or friends.

2. Lists — Lists keep cards (C) organized in their various stages of progress. They can be used to create a workflow where cards are moved across lists from start to finish, or simply act as a place to keep track of ideas and information. There’s no limit to the number of lists you can add to a board, and they can be arranged however you like.

   A basic (but effective) list setup for a board might be simply To Do, Doing, and Done, where cards start in the To Do list and make their way to the Done list. But don’t forget: Trello is truly customizable to your unique needs, so you can name your lists anything you like! Whether it’s basic Kanban, a sales pipeline, a marketing calendar, or project management, what matters most is establishing a workflow for the way your team works.

3. Cards — The fundamental unit of a board is a card. Cards are used to represent tasks and ideas. A card can be something that needs to get done, like a blog post to be written, or something that needs to be remembered, like company vacation policies. Just click “Add a card…” at the bottom of any list to create a new card, and give it a name like “Pick up the dry cleaning” or “Write a blog post.”

   Cards can be customized to hold a wide variety of useful information by clicking on them. Drag and drop cards across lists to show progress. There’s no limit to the number of cards you can add to a board.

4. Menu — On the right side of your Trello board is the menu—the mission control center for your board. The menu is where you manage members, control settings, filter cards, and enable Power-Ups. You can also see all of the activity that has taken place on a board in the menu’s activity feed. Take some time to check out everything the menu has to offer.

Sounds pretty simple, right? Let’s get started by creating your first board, but first, think of a project or goal to work on. Need some ideas? Here’s a little inspiration.

Next Up:

#TrelloTip: Stay in sync wherever you are on whatever device you are using. Trello’s Android and iOS apps are designed to be easy to use and super helpful on the go, always keeping you connected with your team, in real time.

WEEEK

WEEEK — больше, чем канбан-инструмент. Это гибкая и простая система управления проектами и задачами, в основе которой лежит принцип недельного планирования. Кроме досок, которые не уступают в функциональности доскам Trello, в WEEEK есть режим календаря. Задачи со всех проектов ты сможешь смотреть в одном месте.

За счёт более гибкой структуры (воркспейсы → проекты → доски), в WEEEK можно работать над по-настоящему большими и сложными проектами. В этом также помогают многоуровневые задачи и система приоритетов. Колонки на досках можно автоматизировать, чтобы уменьшить количество рутинных действий (например, автоматически назначать задачу на другого исполнителя). Специально для Scrum-команд есть группировка задач, что упрощает работу по спринтам.

Все дополнения и интеграции входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов в одном воркспейсе и количество участников команды.

Поддерживает русский язык.

Подходит: командам любого размера, которым нужен удобный и понятный инструмент.

Стоимость: бесплатно до 7 проектов в воркспейсе и 5 человек в команде. Чтобы снять ограничения, понадобятся 159₽ в месяц (для одного) или 359₽ за пользователя в месяц (для команды).

Почему стоит попробовать Trello

Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.

Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.

Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.

Долго изучала отзывы за чашкой кофе и поеданием сладостей перед сном. И не нашла пестрящих негативом. Хороший планировщик.

Хотите напомнить мужу про документы на визу? Не надо вешать список на холодильник в надежде, что он обратит на него внимание. Просите его скачать приложение, расширение

Создаете карточку “Документы на визу”, в описании пишете перечень, добавляете мужа в участники. Ему придет оповещение.

Компания Fog Creek Software подарила нам Trello в 2011 году. Мне он понравился за:

• постоянный бесплатный доступ с небольшими ограничениями;
• простоту использования без лишних кнопок;
• возможность объединять с полезными онлайн-инструментами вроде Google Диска, Evernote.

How do you build a truly creative design team culture?

Design teams, whether in-house or agency, aren’t defined as “creative teams” as mere lip service. The work your design team does has vision, meaning, and the purpose to create memorable experiences that connect people to concepts, brands, and beyond.

Building a team culture that upholds this creative mission while keeping team to-dos and communication organized requires a little out-of-the-box thinking, too. Effective design teams know that a balance between artistic freedom and structured process gives them artistic freedom to work without the worry of if, how, when, and by whom the work is getting done.

That’s why your design team tools should include Trello, a hub for all the project work, team management, incoming requests, sprints, and brainstorming that’s shared across your organization:

• Support asynchronous teamwork with accessible-anywhere Trello boards that help creativity thrive whenever and wherever inspiration strikes.
• Keep all your notes, versions, feedback, and files in one place by connecting tools in your design stack like InVision, Dropbox, and Figma to Google Docs and more.
• Amp up visual perspective with image previews as card covers, custom backgrounds, and teammate avatars assigned to each task.

And because design team roles and responsibilities change almost as fast as seasonal color trends, Trello is there to evolve and grow with whatever new creative challenges come your way.

Mark Cards Done

When getting work done in Trello, share it with your team so that no one will have to interrupt your workday wondering the status of a task (and also to show how awesome you are, obviously).

Here are a couple of ways you can show off what’s getting done.

• Create a “Done” list and move cards there when they are completed. It might even make sense to create a new “Done” list of each week for standups and retrospectives.
• If you add due dates to cards, mark them done by clicking the checkbox on the back of the card. The badge will go from angry red to soothing green… Ahh.
• Create a label to signify “done” (party pink perhaps?) and apply the label to completed cards.
• Make a “Done” checkbox with the Custom Fields Power-Up.
• Drag and drop a celebratory sticker to a card when you want to share your accomplishments.
• Archive it! Out of sight, out of mind.

Дополнительные возможности Trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.

Открываем каталог улучшений Trello

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать “Трелло” со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них.

Calendar – карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы “неделя” или “месяц”. А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь.

Card Aging, или “старение” карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет.

Card Repeater – улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами.

Card Snooze – после установки улучшения в карточке появляется функция “Отложить”. Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске.

Countdown – показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета.

Также в разделе “Улучшения” можно интегрировать “Трелло” с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание – если у вас в “Трелло” несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия – улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше

Если вы установили версию Gold – тогда число улучшений увеличивается до трех.

Аргументы в пользу Trello

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

1. Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
2. Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
3. Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
4. Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
5. Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
6. Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

• Нужно сделать
• В работе
• Готово

Где карточки добавляются в колонку  «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

Меню

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

Как начать пользоваться

Зайдите на официальную страничку онлайн-сервиса.

Если вам хочется иметь Trello всегда под рукой, а не в браузере, то можете скачать приложение для смартфона или компьютера в Play Маркете или App Store.

Потом нажмите “Зарегистрироваться” на сайте. В программе то же самое.

Регистрация вас не утомит. Всего лишь надо указать имя, электронную почту. Потом кликаете “Создать новый аккаунт” и попадаете в мир планирования и порядка.

Без инструктажа вас не подпустят к планировщику. Жмите на точки слева, а потом на кнопку “Теперь вы знаете все, что нужно, и можете работать самостоятельно.” и начинайте строить планы на эту жизнь.

Как войти

С регистрацией понятно, где вход? Давайте разбираться. Снова открываем trello.com. В правом верхнем углу кликаем “Войти”.

Вводим адрес электронной почты и придуманный для регистрации пароль. Нажимаем на кнопку “Войти”. Если у вас есть аккаунт в Google, вы можете просто авторизоваться через него. Для этого кликните “Войти с помощью Google” ниже.

Мы попали в личный кабинет и теперь займемся планированием.

The Card Back

Let’s click on a card to flip it around and take a closer look. This is the “card back” and it has three main sections worth getting to know:

1. Card Descriptions — In the description field you can add more specific information about your card, links to websites, or step by step directions. To add details to your card click “Edit the description” at the top of the card back. You can even format your text with Markdown.
2. Comments and Activity — Comments can be added to cards when communicating and collaborating with team members, like giving feedback or updates. @ mention a member of your board or team in a comment and they will receive a notification in Trello. The activity feed is a timeline of all of the comments and actions on a card.
3. Add — The “Add” section provides you with more tools for the back of a card.
   • Add Members to cards to assign people to tasks, and easily see who is doing what and what still needs to get done.
   • Add Checklists for cards that require subtasks or have multiple steps to make sure nothing falls through the cracks. You can even copy checklists from other cards on the board, and assign people to checklist items by @ mentioning them.
   • Add a Due date to cards with deadlines, and card members will receive a notification 24 hours before it’s due. Once the tasks are completed, due dates can be marked as done.
   • Add Attachments from both your computer and many cloud storage services like Dropbox, Google Drive, Box, and OneDrive.

Пригодится в работе

Как удалить доску/карточку в Trello?

Удаление карточки происходит в 2 шага: сначала её нужно архивировать – опция «Архивация». После этого карточка может быть удалена – опция «-Удалить».

Если вы по ошибке архивировали карточку или вам нужно её восстановить, используйте кнопку «Вернуть».

Для удаления всей доски вам нужно её открыть, в правом углу экрана выбрать «Меню», дальше «Архив».

Архивную доску можно «Удалить» или восстановить с помощью опции «Вернуть».

Экономия времени

Разработчик предлагает управлять карточками нажатием одной клавиши, например:

Архивирование – наведите курсор на карточку и жмите клавишу c латинского алфавита

Осторожно, карточка удалится сразу без уточнения действия. Для восстановления вам нужно зайти в «Меню» – «Архив».
Срок – установите курсор на нужную карточку и кликайте d

Напротив неё откроется окно для изменения даты и времени.
Добавить/удалить участника – с помощью клавиши m вы сможете добавить/удалить участника к карточке, не открывая её.
Открытие/закрытие «Меню» – клавиша w открывает и закрывает эту вкладку в правой части экрана.

Полный список опций указан в разделе «Горячие клавиши».

Они помогут вам визуализировать рабочее пространство доски, если вам недостаточно использования меток.

Улучшения

Значительно упрощают процесс работы, и делают сервис функциональным. Я бы выделил несколько из них:

• Calendar – помогает просматривать карточки со всех досок с заданными сроками в одном окне. В календаре можно создавать новые карточки, не открывая доски.
• Google Drive – вы можете создавать документы и писать статьи на Диске непосредственно в Trello, к примеру, сделать презентацию из карточек вашей доски.
• Salesforce – позволяет создавать наглядные карточки, содержащие информацию о клиентах и сделках компании.
• Slack – даёт возможность направлять карточки в каналы корпоративного мессенджера для обсуждения, получения свежей информации всеми сотрудниками.

Вывод

С помощью Trello можно выдавать задачи и отслеживать их выполнение, хранить необходимую информацию, держать сотрудников компании в курсе текущих событий, организовывать встречи и вести обсуждения, а также многое другое. На самом деле, это гибко настраиваемый сервис, который используется в любой нише бизнеса и в личных целях

Важно хорошо в нём разобраться, выделить те фишки и улучшения, которые станут вам полезными. Плюс – наличие бесплатной версии с основным набором инструментов и возможность работы с любого устройства (компьютер, планшет, телефон), при этом всё автоматически синхронизируется на каждом гаджете

Минус – неудобство работы над сложными проектами с детализацией данных: на мой взгляд, в большом количестве карточек можно запутаться.

Поделиться