Как проводить планерки: традиционные методы и передовой опыт

Диалог или монолог?

Совершенно недопустимо превращать совещание в возможность произнести гневную речь, не предусматривающую оправданий. Такие «раздолбоны» никогда не идут на пользу. Сама морфология слова указывает на обмен информацией: «со» (то есть совместная) и «вещание» (речевая передача мыслей). В противном случае народ заскучает, а после завершения такого заседания разойдётся в подавленном настроении. Надеяться на то, что работа закипит, можно, но рассчитывать на положительный эффект сложно. Мысли сотрудников будут витать вокруг темы «а вот я бы ему ответил то-то», или «если бы мне позволили высказаться, то я бы..», ну и так далее. А шеф, тем временем, довольный собственным красноречием, тешит себя тем, что «вот уж задал я им перцу». Наблюдается полное отсутствие обратной связи, без которой никакая хоть сколь бы то ни было сложная система функционировать не может.

Всегда преследуй свои интересы

Совещание обычно заканчивается принятием решений и поручениями руководства. В этот момент перед сотрудником встает сверхзадача: несмотря на активное участие в дискуссии и демонстрацию заинтересованности, не оказаться тем «счастливцем», на которого взвалят дополнительный объем работы. Конечно, не стоит дистанцироваться от всех поручений, но надо постараться быстро оценить плюсы и минусы каждого из них, чтобы выбрать наиболее соответствующее твоему уровню компетентности и степени занятости. Как соблюсти свои интересы, не вызвав недовольства начальника и коллег?

1В ситуации, когда сложно отказаться от поручения, попроси себе помощников. Скажи, что вопрос серьезный, требует тщательной проработки, поэтому нужна целая команда, а не один человек.

2Если считаешь, что объем предлагаемой работы слишком большой, напомни руководителю о тех заданиях, которые ты уже выполняешь

Вполне возможно, он переключит свое внимание на других сотрудников, которые загружены меньше тебя.

3Поторгуйся о сроках выполнения поручения. Чем больше времени тебе дадут, тем меньше придется брать на себя заданий после следующих совещаний.

4Как только на совещании вы станете обсуждать, что предпринять для решения проблемы, постарайся предложить свой вариант выхода из ситуации

Так ты сможешь выбрать приемлемый для себя объем работы, не дожидаясь добровольно-принудительного распределения поручений.

5При необходимости попробуй отсрочить выполнение задания. Убеди руководство, что сначала будет полезно изучить опыт конкурентов или провести фокус-группу.

6Если задание сильно выходит за рамки твоих должностных обязанностей, предложи руководству оформить это как сверхурочную занятость за дополнительную оплату. Чтобы не вызвать упреков в лени, скажи: «Вы знаете, я никогда не отказываюсь от поручений, но в данном случае эта работа потребует значительных временных затрат. Мне не хотелось бы, чтобы пострадало качество моей основной деятельности». Нередко после таких заявлений срочность в исполнении поручений сразу отпадает.

Фото: DepositPhotos/Fotodom.ru/pexels.com

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

Цели и типы совещаний

Если проанализировать управленческую деятельность в строительных организациях, то можно выделить ряд направлений повышения ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. По оценкам экспертов, именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

Деловое совещание — один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию работы всего строительного комплекса. Потребность в проведении совещаний не нуждается в особом освещении. В частности, они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения обоснованности решений, эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и, самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания, а как следствие, и на весь коллектив.

Несмотря на то что большинство руководителей строительных организаций в полной мере осознают необходимость данного метода работы и пользу от него, далеко не все в достаточной степени владеют техникой проведения совещаний, а также методами делового общения. Так, практически каждый член управленческого аппарата может из собственного опыта привести пример совещания, где неправильная подача информации, монотонный голос ведущего и вся окружающая обстановка вызывали мысли о подушке и об одеяле.

Примечание. Проблемные совещания направлены на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

В данной связи следует подчеркнуть, что каждый руководитель заблаговременно, до проведения совещания, должен определить основные цели, которые он собирается достичь в ходе этого мероприятия. К примеру, совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, создания видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Затем руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует провести. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание. Совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или желания руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Целью оперативных совещаний являются получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их исполнения. В строительстве, по сравнению с другими отраслями, подобные совещания проводятся намного чаще. Необходимость этого вызвана территориальной разобщенностью строительных объектов, затрудняющей решение вопросов распределения и перераспределения материальных и трудовых ресурсов.

Неприятности на совещаниях

К сожалению, даже на самых продуманных совещаниях случаются неприятности. Это может быть конфликт или тупик при обсуждении. Не нужно терять голову, любую неприятность можно уладить

В конфликтных ситуациях важно найти причину несогласия сторон, то есть, внимательно следить за ходом обсуждения

При выступлении оратора нужно брать во внимание не только смысл его слов, но и использованные обороты и метафоры, язык телодвижений, акценты на определенные мысли. Если вы сможете все это зафиксировать, то конфликт можно будет легко уладить с помощью особых методов

При возникновении тупика в обсуждении стоит еще раз напомнить участникам совещания предмет дискуссии и его цель. Возможно, что цель обсуждения подчиненным неясна, либо вы предоставили недостаточно информации. Исправьте эту проблему. Некоторые аспекты могут быть исчерпаны, поэтому уточните у группы, следует ли продолжать это обсуждение. Часто нужно переходить к следующему этапу. Нерассмотренные вопросы могут быть вынесены на следующее совещание, либо вернитесь к ним позже. Также перерыв – это одно из требований, как правильно проводить совещание.

Если участники дискуссии замолчали, то не старайтесь заполнить возникшую паузу. Разберитесь, почему она возникла. Часто молчание вызвано поведением руководителя или недостатком информации. Спросите у работников, нужно ли им что-то объяснить. Для этого часто используется современный метод – сторителлинг.

Часто группа не хочет обсуждать тот или иной вопрос, стараясь уйти к другим темам. В этом случае необходимо показать, что вы настроены на общение, а противоположная точка зрения тоже должна быть озвучена. Поясните, что любое мнение будет оценено по достоинству. Похвалите первого выступающего. Но нужно неукоснительно следовать правилу, иначе вы потеряете доверие коллектива.

Иногда обсуждение крутится вокруг одной или нескольких тем. Спросите у группы, есть ли у них еще мнения по уже поднятому вопросу. Уточните, поняли ли они цель совещания.

При возникновении конфликта следует четко обозначить, что все эмоции должны остаться за пределами зала для совещаний. Напомните правила проведения деловых совещаний

Внимание аудитории должно быть направлено на цель совещания, а не на выходки отдельных выступающих. Постарайтесь вернуть положительный тон обсуждению, сконцентрируйте внимание аудитории на повестке дня

Обратите внимание работников, что в данный момент не идет обсуждение предложений участников совещания, а только выдвигание своих идей. Так можно избавиться от нежелательной критики и реакции на нее. Для выхода из конфликта можно использовать пробные вопросы.

Организация дискуссии

Существует несколько вариантов организации обсуждения. Для эффективной и результативной дискуссии необходимо создать непринужденную и дружественную атмосферу. Не стоит углубляться в канцеляризмы и официоз – это может негативно сказаться на желании сотрудничать

Важно сохранять спокойствие во время обсуждения. Определите порядок проведения совещания таким образом, чтобы дискуссия постепенно набирала обороты, приводя к идеальному конечному результату

Точка зрения руководителя не должна являться аксиомой для сотрудников, иначе плодотворного обсуждения не получится. Нужно выслушивать и учитывать мнение каждого присутствующего по любой из поставленных проблем. Методика проведения совещаний не рекомендует использовать категоричные фразы вроде «вы совершенно неправы», ведь это не только негативно сказывается на самооценке подчиненного, но и демотивирует его к принятию решений и к участию в дальнейшем обсуждении.

Часто руководители оценивают любое появившееся предложение или идею сразу же в процессе обсуждения. С одной стороны, это может быть полезным. Но чрезмерная критика способна разрушить творческие намерения членов команды, снизить их мотивацию к выдвижению предложений. Тогда стоит внести в план проведения совещания метод мозгового штурма. В этом случае каждый может внести свою лепту в дискуссию, предложить любую идею, которая не будет обсуждаться в процессе «мозговой атаки». Критика предложений будет после.

Руководитель должен следить, чтобы обсуждение всегда велось в нужном ему русле. Часто сотрудники начинают уходить в сторону, обсуждать не относящиеся к делу проблемы. Тогда следует аккуратно вернуть их на нужный путь. Делать это необходимо деликатно, чтобы участник обсуждения не потерял интерес.

Но как проводить совещания, как спорить, если аргументы могут обидеть собеседника или даже унизить его? Есть несколько правил грамотной полемики, которые стоит использовать во время совещаний.

Даже если вы раздражены, не следует повышать голос. Говорить нужно четко и медленно.
Свои аргументы нужно адресовать не оппоненту, а всем присутствующим

Так вы добьетесь деловой атмосферы, которая благоприятно скажется на процессе обсуждения.
Акцентируйте внимание на тех аспектах, которые вы разделяете с противником. Приведите пример и аргументируйте свою позицию

Потом можно перейти к идеям, которые вам не близки. Все свои претензии оформите в виде вопросов к собеседнику.

Если руководитель умеет задавать вопросы, то он может рассчитывать на эффективное проведение совещаний. Вопросы позволяют осветить моменты, которые еще не были затронуты, переходить от одной темы к другой. Так можно более четко понять позицию собеседников, получить их мнение по тому или иному вопросу.

Руководитель обсуждения не должен изначально настаивать на своей точке зрения, не должен навязывать свое мнение другим участникам дискуссии. Возможно, что позиции некоторых работников могут остаться не озвученными, так как люди часто боятся спорить с начальством. А противоположные мнения нужно слушать всегда, ведь только так можно прийти к наиболее разумному решению.

Даже нейтральная позиция по определенному вопросу может быть оговорена. Лучше подавать свое мнение в виде вопроса «Может нужно обсудить такую точку зрения…» или в виде высказывания от третьего лица «Я слышал, что…»

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

• представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

• Ф.И.О. участников;

• их должности;

• наименование организации, которую представляет каждый участник;

• населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

• логотип организации, которую представляет участник;

• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

3) Держите эмоциональное равновесие

Если возможно, перед совещанием, на котором вам предстоит говорить, оградите себя от раздражающих факторов – особенно от коллег, которые могут вас вывести из себя. Вам нужно войти в состояние равновесия и уверенности. В это время займитесь хорошо вам знакомой, спокойной работой. Например, приведите в порядок документы. Не лучший вариант – переговоры с «тяжелым» клиентов, который может вас «завести».

Непосредственно перед совещанием постарайтесь расслабиться. Если можете заняться медитацией в укромном месте – сделайте это. Если нет, уединитесь там, где вас не будут сильно беспокоить, и послушайте свое дыхание. Да, техника проста, при этом эффективна. Сделайте десять медленных вдохов и выдохов, прислушиваясь к дыханию и ощущениям. Чувство равновесия придет, вам останется только донести его благополучно до комнаты, в которой будет проходить митинг.

Как правильно провести совещание на работе?

Помните о правиле синергии.

Не появится ничего нового и полезного в том случае, если вы будете просто говорить, а другие будут слушать.

Совещание проводится с целью выявления проблемных мест в организационной структуре предприятия. Тут же на месте можно совместными усилиями и решить 90% проблем. Синергия означает, что все высказываются и пытаются найти наиболее простой путь решения существующей проблемы.

Второй важный пункт – понятность.

Сотрудники должны понимать то, что от них хочет руководство. Управленцы, в свою очередь, должны слушать и слышать то, что говорят их подчиненные. К минимуму сводится специфическая терминология.

Сплоченность.

На совещание собираются не ради пустых разговоров, а чтобы совместными усилиями выявить эффективное решение. Хорошее совещание напоминает тренинг по командообразованию. Только в роли ведущего не тренер сторонней компании, а свой человек.

Эффективное совещание

Выделают 2 типа коммуникации на совещании: эффективный и экспрессивный.

Условия эффективного типа коммуникации: установление ролевого типа взаимодействия участников и результативность. Если участники видят в совещании продуктивную работу, то спокойно и адекватно выполняют роли модератора, секретаря, докладчика и признают роль руководителя совещания. Роль руководителя совещания может взять на себя начальник, так и любой член коллектива, тогда на его плечи ложатся управление совещанием и конечное решение.

Результатом совещания являются не только документ (приказ, распоряжение, протокол), но и действия сотрудников на основе выработанного в ходе совещания плана работы, а также управленческое решение. Не стоит забывать и о неком психологическом мнении участников совещания, удовлетворенности, неудовлетворенности совещанием. Правильные задачи, представления о способах и методах их решения, плюс верная мотивация – главный результат успешного совещания.

Совещания проводятся только в том случае, если без них никак не обойтись

Сбор первых лиц компании должен проводиться только в том случае, если без совещания совсем никак не обойтись. Напишите на бумаге, какие тезисы вы хотели довести до сведения участников, подумайте, требуют ли они высказывания мнений всех собравшихся, или это просто информация, которую надо знать каждому.

Если первое – то старайтесь свести число тех, кто будет высказываться, к минимуму, чтобы не затягивать совещание. То есть давайте слово для обсуждения только тем, чье мнение действительно имеет вес, и оно будет полезно для производственной стратегии. И четко следите за временем, резюмируйте кратко, только по делу.

Если же все, что вы написали, относится к информации, которую надо просто сообщить, то не собирайте совещание, оформите ее в виде инструкции, разошлите по корпоративной почте, как вам удобнее, главное, чтобы человек мог прочитать это, когда ему удобно. Обозначьте дату и время, до которого можно прочесть информацию, и начало выполнения. И не забывайте про последующий контроль выполнения изложенных указаний.

Еще один нюанс. Опытные управленцы настоятельно не рекомендуют собирать совещания, если вам необходимо указать на нерадивость поведения какого-либо сотрудника. Общее собрание ради плохо работающего человека – не допустимо, это трата времени на то, чего вообще не должно быть в вашей работе. Поговорите с глазу на глаз с работником, если он не поймет и не изменится, то увольняйте.

Вот примерный план собрания, где требуется обсудить проблему: 10 минут вводная часть, озвучивание проблемы и задачи – что надо сформулировать и решить в ходе совещания, 15 минут – выслушиваем пожелания и мысли сотрудников, которые приглашены на совещание, 10 минут – обсуждение и поиск компромисса, 5 минут – назначение ответственного за реализацию решения, обозначение схемы выполнения, включая организационные и финансовые вопросы.

Типы совещаний

При всём многообразии форм все совещания можно разбить на две основные группы: они бывают плановыми и экстренными. Первые проводятся с определённой периодичностью и потому предсказуемы. Они, в свою очередь, подразделяются на отчётные и рабочие. Экстренные, как ясно из их названия, собираются в случае возникновения особых обстоятельств, иногда радостных, но чаще всего тревожных. Их цель наиболее логична и понятна – перед самыми квалифицированными сотрудниками ставится задача разрешения внезапно появившейся проблемы. Как правило, применяется метод «мозгового штурма» (brainstorm), предполагающий возможность высказать любую идею, даже если она звучит абсурдно. Эксперты принимают решение, руководитель утверждает его и даёт распоряжение о мерах по исполнению. Некоторые специалисты считают, что плановые совещания практически бессмысленны, а отвлекать персонал от работы следует лишь в исключительных случаях. Это мнение спорно.

Размещая деньги в банках, можно получить высокую надбавку

Ресторан был на грани закрытия. Друзья пришли на помощь: собрали 300 000 $

Samsung обошла Huawei и заняла первое место по общим продажам смартфонов