Как правильно писать email рассылки: примеры, идеи, виды писем

Преимущества и чудеса электронной почты включают в себя:

• Удобство — если настольный компьютер, ноутбук или мобильный телефон у вас с собой, где бы вы не были, тогда вы можете написать сообщение, где хотите, сохранить его чтобы редактировать или отправить позже, в любое время без необходимости беспокоиться о конвертах, марках и оплату за отправку.

• Скорость — письма, как правило, доставляется в течение нескольких секунд или минут — в любую точку мира. Для обычной почты это не возможно, ведь обычные письма идут днями, неделями и месяцами.

• Атачменты (прикрепленные файлы) — вы можете прикрепить любого рода файлы к письму и оправить их вместе с письмом. Это может быть текстовый файл, фотографии, видео или любимая игра и многое другое.

• Доступность — электронные письма могут храниться в вашей почтовой программе. Хорошие программы помогут вам организовать ваши письма и файлы, архивы и позволят вам искать и находить нужные вам письма и файлы. Это все весьма легко и удобно.

• Цены и расходы — если не считать ежемесячные расходы на интернет, то электронная почта не требует других затрат

• Безопасность  — многие почтовые сервисы достаточно безопасны.

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером. Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме

Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку

В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

• Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
• Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
• Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это на страницу и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Как создать электронный ящик

Для создания электронной почты нужно уникальное имя пользователя, состоящее из латинских символов и пароль, защищающий почту. Уникальное имя пользователя + знак “@” + домен, к которому привязана почта — это и есть электронный адрес.

Все адреса электронной почты должны быть уникальными, чтобы точно идентифицировать получателя. Именно поэтому сейчас нельзя зарегистрировать почту, к примеру, ivan.ivanov@gmail.com — этот адрес уже занят каким-то пользователем. Но если ivan.ivanov удалит свой ящик на Gmail — имя снова будет свободно и вы сможете его занять.

На разных доменах может быть одинаковое имя пользователя. К примеру, mariia.matros@gmail.com и mariia.matros@unisender.com.

В почте можно использовать латинские буквы, символ нижнего подчеркивания «_», иногда точку. Символы, которые можно использовать, ограничены протоколами RFC, это общие правила использования символов в интернете. Почтовик как правило указывает, какие символы можно и нельзя использовать в логине. Причем, правила читать не обязательно, потому что недопустимые спец-символы почтовик подчеркнет во время создания почтового ящика.

Вот ограничения по символам в Почте Mail.ru.У остальных провайдеров они примерно такие же.

Для примера создадим электронную почту на сайте Почта Mail.ru.
1. Заходим на главную Почта Mail.ru
2. Выбираем «Создать ящик» возле окошка «Вход в почту».
3. Попадаем на главную страницу создания аккаунта в Почте Mail.ru.
4. Заполняем форму создания почтового ящика.

Форма регистрации Почты Mail.ru

5. Заходим в почту с помощью пары логин-пароль, которую ввели при регистрации.
6. Все, электронная почта готова. Вы можете указывать ее в формах регистрации, подписываться на рассылки — вам будут приходить письма.

Написание правильных электронных писем

1. Создайте главную цель сообщения. Это может показаться элементарным, т.к. вы знаете, почему вы отправляете письмо, но если это не так, тогда читатель может не знать, какова эта цель и какие действия вы от него ожидаете.
2. Продумайте структуру письма. Каждый абзац должен состоять не более, чем из 5-6 строк, а также пустой строкой между абзацами. Если в основном сообщении есть подпункты, они должны быть перечислены с номерами или маркерами, чтобы читатель мог легко их отсканировать. Чем более понятным будет ваше сообщение, тем больше вероятность его прочтения и выполнения требуемого действия.
3. Персонализируйте сообщение. Как читатель отреагирует на ваши слова и тон? Будет ли читатель чувствовать, что его критикуют? Будет ли он думать, что вы написали сообщение в гневе?

Теперь попробуем написать правильное письмо двум нашим подчиненным, которые стараются выполнить свою работу вовремя. Целью письма является определение проблемы и предоставление плана по улучшению определенных действий. Сообщение будет содержать одну основную цель и шаги для ее достижения.

Конечно, никто не любит, когда его критикуют, поэтому акцент должен быть сделан на действия по решению проблемы. Сначала посмотрим на это сообщение:

Сергей и Ирина,

Мы все достаточно заняты в это время года. Как вы хорошо знаете, наша компания ожидает от вас соблюдения всех сроков. Возможно, вам нужно проводить больше времени в офисе, чтобы вы могли уложиться в сроки. Тот факт, что наша компания прошла через этап сокращения сотрудников не является оправданием для несоблюдения этих сроков. Возможно, вам будет полезно пройти несколько курсов по управлению временем, которые доступны на нашем портале. Вы должны понимать, что у вас еще два отчета, которые вы должны сдать к концу месяца, несмотря на то, что мы уже ждем от вас три отчета с прошлой недели. Как вы планируете соблюдать предстоящие сроки?

Является ли целью этого послания критика, предложение помощи или прекращение жалоб, или все вместе? Выглядит ли сообщение привлекательным для чтения, или в этот абзац упаковано несколько идей? Как читатели отреагируют на сообщение? Большинство из нас, вероятно, будут защищаться или злиться.   

Как итог, сообщение не было правильно обработано. Теперь посмотрим на это сообщение:

Сергей и Ирина,

Давайте найдем способ помочь вам завершить три отчета, которые вы должны были предоставить на прошлой неделе, и своевременно подготовить два предстоящих.

На всех нас оказывает влияние сокращение штата нашей компании, и нам приходится совершенствовать свои навыки управления временем, чтобы придерживаться сроков, установленные в компании. Рассмотрите возможность реализации одного или нескольких из этих предложений по управлению временем:

• старайтесь чаще пользоваться онлайн-календарем;
• разделяйте крупные задачи на более мелкие проекты;
• делегируйте мелкие проекты Андрею и Кристине;
• пройдите курсы по управлению временем на нашем портале.

Если у вас есть вопросы и предложения по соблюдению сроков выполнения отчетов, дайте мне знать.

Прежде чем отправлять любое электронное сообщение, следует провести ряд проверок. Сюда входит:

• проверка на пропущенные слова;
• поиск неправильных слов, которые не подходят по смыслу;
• проверка грамматики и пунктуации;
• правильное написание имен и данных;
• проверка на содержание письма и полноту информации (место встречи, время, цель и повестка);
• проверьте тональность вашего письма;
• последняя проверка должна включать самих получателей вашего сообщения.

Два главных критерия: заботимся о подписчиках

Методов и приёмов создания заголовков много. Чтобы не потеряться в деталях, я для себя выделила два главных критерия, которым должна соответствовать любая тема письма:

Релевантность настолько важна, что маркетолог Oracle Чэд Уайт предложил ввести понятие «сожаление об открытии» (opener’s remorse). Согласно исследованиям, нерелевантные рассылки — главная причина отписок пользователей.

2. Польза

Почему получателям важно прочитать ваше письмо? Ответ на этот вопрос лучше отразить уже в теме

Это привлечёт внимание подписчиков и сэкономит их время. Кроме того, так вы сможете дополнительно протестировать рассылку

Если не получается сформулировать тему с пользой для читателя, стоит поработать над контентом.

В конце этой подробной статьи, посвященной теме письма, остаётся добавить лишь одно: не тратьте кучу времени, чтобы придумать супертему.

Какой можно придумать логин для регистрации

Логин – это ваше виртуальное имя. За ним маскируется или же наоборот четко прописаны ваши персональные данные. Он должен легко запоминаться и вызывать определенные ассоциации в участников сообществ.

Для деловой почты, скайпа следует указывать серьезный никнейм. Варианты zayka, sladushka не очень уместны и больше подойдут для развлекательных сайтов. Рассмотрим на примере, как выглядит логин, не вызывающий противоречий и недоумений для деловой среды. Возьмем вымышленное имя – Наталья Петровна Горова:

• gorovanata
• natalia.gorowa
• natasha.gorowa
• nata78
• gnata78

В качестве логина можно использовать:

• имена героев любимых книг;
• комбинацию сокращенных имени и фамилии;
• вымышленные имена и новые слова, придуманные самостоятельно;
• произвольные комбинации символов, вызывающие у вас какие-либо ассоциации (имя и год — tolya92).

В интернете можно найти ряд сервисов для генерации логинов (никнеймов) с заданным количеством букв. Воспользовавшись ими, вы сможете выбрать красивые логины для регистрации. Вот ссылка на один из таких генераторов https://online-generators.ru/names

Рекомендуется не использовать кириллицу в логинах – она некорректно отображается на сайтах и в большинстве случаев не разрешена для использования в данных для учетной записи пользователя. Только латиница или же транслит кириллицы.

Советы по выбору адреса электронной почты

Корпоративные адреса почты как правило состоят из имени, имени и фамилии или названия отдела. Примеры ivan@unisender.com, ivan.ivanov@unisender.com, marketing@unisender.com. Это официальная почта для деловой переписки, потому логично представляться по имени.

Что касается личной почты нет никаких правил, но есть рекомендации:

1. Если вы собираетесь использовать почту для официальной переписки типа общения с заказчиками или поиска работы, лучше также сделать почту с именем и фамилией.
2. Если у вас популярная фамилия можно добавить в логин почты цифры, так как ваше имя может быть уже занято.
3. Если вы собираетесь использовать почту для получения фриланс-заказов — укажите в логине почты ваш номер телефона — вам будет удобно диктовать почту по телефону и лично.
4. Логином почты может быть ваш ник в интернете, то есть ваше прозвище. Этот ник можно использовать в портфолио, как имя пользователя в соцсетях. С помощью этого ника ваш аккаунт на разных платформах можно будет найти через поиск. Если вы заведете почту на ник, больше шансов, что почтовый адрес будет уникальным. Пример: ksoftware — это блог Николая Товеровского, известного эксперта в области дизайна интерфейсов и управления проектами. Такой адрес и у его почты.
5. Если вы хотите сохранять анонимность, выберите любое слово для логина почты и не заполняйте имя.
6. Помните, что почту должно быть удобно диктовать и записывать от руки — с такой почтой вероятность, что вам напишут все, кто захотят — выше.

У Билла Гейтса первый логин электронной почты по легенде был askbill@

Почта Mail.ru составила памятку о том, как организовать почту и как ею пользоваться.

Советы по созданию пароля для электронной почты

Пароль к электронной почте — один из самых важных паролей, так как получив доступ к почте, злоумышленники смогут сбросить пароли всех остальных сервисов и сайтов, которые зарегистрированы на эту почту

С одной стороны, пароль должен быть надежен, а с другой — его важно помнить

Некоторые сайты создают дополнительные требования к паролям: не использовать пароли, которые уже были использованы, обязательно использовать и цифры, и буквы, и спецсимволы, использовать буквы разного регистра.

При регистрации почтовый сервис сам покажет дополнительные требования к созданию пароля.

Вот что Почта Mail.ru думает о стандартном пароле qwert

Несколько советов от разработчиков из Студия Касперского:

1. Пароль должен содержать 8 символов.
2. Лучше не указывать в пароле личную информацию типа даты рождения — ее легко узнать из профиля в соцсети.
3. Пароль лучше менять хотя бы раз в 3 месяца.
4. Не стоит использовать одинаковые пароли на разных сервисах.

Технология электронной почты

Почтовый агент — это программа, которая принимает и отправляет почту по вашему электронному адресу.

Если у почтового агента со стороны получателя стоит ограничение, например нельзя присылать письма с вложениями, или можно получать почту только из внутренней сети — письмо вернется обратно вам или будет передано сообщение, что письмо не доставлено. Если ограничений нет — письмо будет доставлено адресату.

Технически электронная почта представляет собой сетевую папку, в которой есть несколько подпапок: «Входящие», «Исходящие», «Спам» и другие. Почтовая программа сама распределяет файлы писем по папкам в зависимости от того, были они отправлены или получены. К файлам писем можно прикладывать другие файлы.

Графически интерфейс почты похож на архив файлов, потому что много лет назад входящая и исходящая корреспонденция обычной почты в офисах выглядела именно так.

Пример организации архива бумажных документов

Как создать электронный ящик на Gmail

1.Зайти на главную страницу почтового сервиса Gmail.
2.Нажать на кнопку «Создать аккаунт».
3.Ввести имя, уникальный адрес почты и пароль.

Первый экран создания почты Gmail

4.Ввести номер телефона или резервную почту. Это не обязательно, но без них не получится восстановить доступ к почте.

Заполнение резервных способов восстановления пароля в Gmail

5.Принять правила Политики конфиденциальности Gmail (без этого создать почту не получится).

Необходимо принять правила конфиденциальности, чтобы создать почту

6.Почта создана!

Google постоянно меняет внешний вид экрана создания почты, потому когда вы будете регистрировать почту, этот путь может выглядеть немного по-другому.

Взаимосвязь комбинации логина и пароля

Одного логина для регистрации и авторизации в интернете будет недостаточно. К каждому логину требуется придумать надежный пароль. Если вы пользуетесь одним и тем же логином в нескольких сервисах, рекомендуется пользоваться разными паролями. Это защитит вашу учетную запись от злоумышленников и не позволит им воспользоваться вашим аккаунтом в других сервисах.

К паролю предъявляются достаточно серьезные требования, иногда они реализованы на программном уровне. Пароль должен быть абстрактным, не совпадать с логином, обладать определенной длиной, содержать латинские буквы в обоих регистрах, цифры и спецсимволы. Каждый сервис предъявляет свои собственные требования к паролям. Следуйте им, чтобы не подвергать опасности ваши личные данные.

Теперь понятно, что значит логин и пароль. Перейдем к рекомендациям по выбору и примерам.

• Создавая логин для почты, почтовая система чаще всего предложит вам комбинацию написания вашей фамилии, имени и года рождения. Вы вольны согласиться с предложенным вариантом, либо задать свой вариант. Вам не следует беспокоиться об уникальности: система самостоятельно проверит зарегистрированные имеющиеся псевдонимы и не позволит создать дубль.
• Чтобы придумать логин для почты, воспользуйтесь мнемоникой: вы должны четко ассоциировать логин с самим собой. Это необходимо, так как если вы забудете пароль, система потребует указать ваш логин. Забыв логин, в большинстве случаев вы просто потеряете доступ к аккаунту. Для самого себя старайтесь избегать неоднозначностей: у вас не должно быть сомнений, как написать логин.
• Задумываясь, какой придумать логин, позаботьтесь и о том, какие ассоциации будут связывать окружающие с этим псевдонимом.
• Не пытайтесь создать универсальный логин для всех сервисов, которыми вы пользуетесь. Согласитесь, что учетные записи на развлекательном форуме и логин рабочей почты должны быть все же разными. Это не только ваша безопасность, но и элементарная этика сетевого общения. К тому же, вам вряд ли понравится, если коллеги по работе будут однозначно идентифицировать вас в сети по логину: псевдонимы и нужны для того, чтобы сохранить атрибут анонимности.

13 приёмов в теме письма: вдохновляемся удачными примерами

Разберём на примерах способы, которые помогут создать привлекательную тему для рассылки.

Аллюзия и метафоры. Литературные приемы — хорошие помощники для тех, кто сочиняет заголовки. Аллюзия — намёк на общеизвестные факты, исторические события, литературные произведения, фильмы и т.д.:

• Без бумажки НЕ букашка, или что делать за границей без документов (Kupibilet).
• Как меняться, когда есть лень и «завтра»? Чип и Дэн спешат на помощь (Издательство МИФ).
• Ты в ответе за то, что не доучил (Lingualeo).

Метафора — слово или выражение, которое употребляется в переносном значении. Этот приём помогает сделать тему более образной и понятной:

• Где у него кнопка? Управляем лифтом настроения (Издательство МИФ).
• Поймай летнюю распродажу курсов за хвост (Lingualeo).

Цифры. Людям нравятся цифры

Однако важно следить, чтобы они были в мире читателя и повышали ценность сообщения:

• 750 рублей за рекомендацию (Тинькофф Банк).
• 10 бюджетных рецептов обедов на 100 рублей (Лайфхакер).

Вопрос. Чтобы сформулировать полезный заголовок, придумайте вопрос, на который вашим подписчикам будет интересно получить ответ:

• Как кататься по миру за чужой счет (Т—Ж).
• Как проверить, не скручен ли пробег у машины (Аuto.ru).

Личный опыт. Люди постоянно читают отзывы. Личный опыт других вызывает больше доверия, чем абстрактные рассуждения. И чем авторитетнее человек в глазах читателя, тем больше вероятность получить высокий open rate:

• Как я поняла, что пора разводиться: личный опыт (Лайфхакер).
• Как мошенник развел меня на 10 евро (Skyeng).

Актуальность

Подумайте, как можно использовать масштабные события, чтобы привлечь внимание к рассылке. Ответьте на вопрос: какие темы обсуждают подписчики сегодня?

Запрет. Помните монолог Саши про вилки из фильма О чем говорят мужчины? Тебе сказали, что нельзя есть вилкой. И сразу захотелось именно вилкой! Попробуйте что-нибудь запретить  подписчикам уже в теме письма, чтобы побудить их к действию:

• Страшное безудержное хвастовство — не читайте ?(Дарья Манелова — Instмаркетолог).
• Не покупайте ничего! Дождитесь распродажи! Распродажа 05.11.17 (Intimo).

Интрига

Хороший приём, который привлекает внимание и распаляет любопытство подписчиков. Главное не переусердствовать и не скатиться в желтизну

Мне по душе темы, в которых есть как интрига, так и намёк на содержание рассылки:

• Если бы в России было 100 жителей (Т-Ж).
• Как флиртовать при помощи книг (LiveLib).
• Кейс: какое письмо помогло заработать 13 миллионов рублей (Carrot quest).

Чувства. Ильяхов постоянно твердит, что в текстах нужно опираться на чувственный опыт читателя (всё, что можно увидеть, услышать, понюхать, попробовать и потрогать). Такой приём делает текст сильным и повышает его убедительность. Так почему бы не обратиться к ощущениям читателя уже в теме письма:

• Ми-ми-ми отпуск: где почесать панду за бочок и полюбоваться фламинго (KupiBilet).
• Посмотрите, как выглядят магазины будущего (Greenpeace).

Срочность. Этот приём позволяет сыграть на страхе человека упустить выгодное предложение. Всем знакомо: только сегодня, только в ноябре и т.д. Поднадоело, но всё ещё работает. Кроме того, всегда можно придумать что-то более оригинальное: Зомби-руки сдавили горло Лео! Скорей! (Lingualeo).

Другой вариант использовать дефицит времени — рассказать, как что-то полезное можно сделать быстро:

• Как за полчаса поднять эффективность сайта и рекламы (Агентство интернет-маркетинга ЛидМашина).
• Чек-лист: улучшаем внешний вид сайта за 15 минут (Tilda).

Шутка. Сложный приём. Надо быть уверенным, что ваш юмор поймут подписчики:

• Носки, трусы, гантеля, лещ — что подарить тебе, родной? (Издательство МИФ).
• Для тех, кто в салате (Lingualeo).

Формат. Чтобы сделать тему более полезной, сообщите о формате контента, который вы предлагаете в рассылке. Это может быть инструкция, чек-лист, руководство, видео, шаблон:

• Чек-лист для дизайнера: что проверить в макете перед сдачей (EmailSoldiers).
• Возвращаем, сокращаем и оптимизируем налоги: лайфхаки и инструкции (Inc.Russia).

Аудитория. Укажите, кому предназначено письмо, уже в теме: программистам, мамочкам в декрете, фотографам, вегетарианцам. Так у вас больше шансов, что нужные люди откроют письмо:

• О чём забывают email-маркетологи в декабре? (EmailCompetitors).
• ? Тому, кто плохо себя вёл (PichShop).

Провокация. Придумайте тему, которая выходит за рамки и вызовет у человека сильные чувства: