20 эффективных техник тайм-менеджмента

Остальное

«Scrum.Революционный метод управления проектами», Джефф Сазерленд

Scrum — уникальная методика, разработанная американским программистом Джеффом Сазерлендом и ставшая основным принципом работы в большинстве технологичных компаний мира. Благодаря книге, каждый научится делать проекты в разы быстрее и эффективнее, затрачивая при этом меньше ресурсов. Обязательно к прочтению специалистами, работающими в IT-сфере.

Читать на ЛитРес

«Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения времени», Реджина Лидс

Реджина Лидс, консультант по созданию комфортного жизненного пространства, уверена, что всего восемь минут ежедневно достаточно для поддержания чистоты и порядка в доме. В ее книге представлены простые и действенные советы, по изменению и преображению собственного жилища.

Читать на ЛитРес

«Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе», Крис Бэйли

Автор книги решил на практике испробовать все самые известные техники повышения личной эффективности. В течение года он тестировал различные методики и выбрал 25 самых действенных, которые помогли ему самому

Простым и легким языком он объясняет, как начать работать над собой, на что обращать внимание, как не стать заложником этих методик, подходить ко всему услышанному и прочитанному с умом, прислушиваться к себе и находить смысл во всем, что делаешь. Книга хорошо структурирована: Бэйли подробно описывает плюсы и минусы различных практик, предоставляя каждому возможность самостоятельно выбрать то, что подойдет именно ему

Слушать на Storytel

«Время — деньги. Автобиография», Бенджамин Франклин

Естествоиспытатель, дипломат, один из отцов-основателей США, увековеченный на купюре достоинством $100, в своей автобиографии Франклин описывает главные заповеди буржуазии, называет 13 добродетелей, которые помогут достичь счастья, и учит тому, как прожить жизнь не зря.

Читать на Bookmate

«Верхние Этажи. Книга ежедневных побед», Алекс Новак

Летопись большого эксперимента над самим собой: Алекс Новак пробует добавлять в свой режим по одной полезной привычке в день и записывает, что из этого выходит. Интервальное голодание, медитация, комплименты знакомым три раза в сутки и еще 57 заданий, — каждое из них автор пытается выполнять в течение двух месяцев без выходных, срывается, но твердо возвращается к намеченному плану.

Читать на Bookmate

Введите промокод TIME2020 на сайте ЛитРес и получите книгу в подарок. Также доступна скидка 20% на все электронные и аудиокниги сервиса, участвующие в акции.

Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия

Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу

Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Как внедрить корпоративный тайм-менеджмент

Использование тайм-менеджмента в корпоративных целях следует начинать именно с руководящего состава. В дальнейшем (спустя 2-3 месяца) стандарт распространится и на другие подразделения компании, как внешними силами, так и с помощью внутренних механизмов. Рассмотрим процесс введения ТМ на небольшой группе, состоящей и 10-15 топ-менеджеров,5-10 их заместителей и 5-10 представителей секретариата.

Схема типового проекта внедрения тайм-менеджмента для сотрудников приведена рисунке.

Сам проект включает в себя несколько стадий.

1. Диагностика

Для определения масштабов проблемы проводится анкетирование и интервью с самыми загруженными ТОПами и менеджерами среднего звена.

Дополнительно можно произвести хронометраж работы конкретного менеджера. Внешний консультант следит за процессом и фиксирует все действия сотрудника, после чего анализирует полученную информацию вместе с руководителем.

2. Вводный корпоративный тренинг для топ-менеджеров

Как правило, на мероприятие отводится два дня, но не каждый руководитель может высвободить столько времени в и без того насыщенном графике. Тогда тренинг разбивается на 2 раза по 1 дню или 4 раза по 4 часа.

С помощью обучения ТОПы должны:

• Узнать основные принципы и приемы ТМ.
• Ознакомиться с успешным опытом других компаний.
• Понять структуру базовых элементов ТМ-стандарта.
• Принять главные правила и договоренности, на которых и будет происходить внедрение стандарта в компании.

3. Коучинг для топ-менеджеров

Большинство ТОП-менеджеров попадают в ловушку собственных плотных графиков. У них просто не хватает времени, чтобы заняться правильной организацией времени. Выбраться из ситуации поможет только серьезная работа с консультантом и применение ТМ-стандарта на практике. Конечно, можно попытаться освоить все самостоятельно, но в большинстве случаев это не приносит результатов. Взаимодействие с консультантом можно сравнить с персональной тренировкой в зале: весь комплекс можно осилить и без тренера, но велика вероятность, что упражнения будут выполняться с ошибками. И вообще не факт, что будут выполняться, ведь не так уж и просто найти силы и время на зал.

Подробнее

4. Работа с секретариатом

Данная стадия реализуется одновременно с предыдущей. Помимо топ-менеджеров, консультанты работают с личными помощниками и секретарями, помогая сотрудникам освоить главные принципы тайм-менеджмента. Этот этап особенно важен, ведь в результате «настройки» секретариата высвобождается время ТОПов, хотя они не тратят на процесс ни одной минуты.

5. Создание пилотной версии ТМ-стандарта

Проведя подготовительные работы, консультанты и сотрудники формулируют тексты регламентов и «докручивают» их с учетом специфики работы компании.

6. Применение стандарта на уровне менеджеров среднего звена

Конечно, проведение персональных консультации со всеми рядовыми сотрудниками нерентабельно. Для внедрения тайм-менеджмента проводят тренинги, сформированные в соответствии с уже подготовленным стандартом.

7. Утверждение конечной версии стандарта

Принятие итогового варианта происходит на собрании топ-менеджеров, где они делятся собственным опытом применения стандарта и, при необходимости, вносят правки в пилотную версию. Здесь же определяется стратегия дальнейшего масштабирования стандарта, принимаются приказ о внедрении стандарта, приказ о создании рабочей группы внутри компании, которая будет поддерживать и актуализировать стандарт. Также на совещании оценивают показатели эффективности, которые замеряли в начале проекта.

Из рассказа председателя совета директоров одного из петербургских заводов: «На завод привели внука, устроили для него экскурсию. После экскурсии он говорит: «Дед, я понял, чем занимается слесарь, очень интересно мне все объяснили. Я понял, чем занимается мастер: когда мастер уходит, слесари начинают перекуривать. Я понял, что мастер нужен, чтобы слесари работали. А ты, дед, чем занимаешься на заводе?»».

Как объяснить шестилетнему ребенку, чем занимается председатель совета директоров? Я ему сказал так: «Ты знаешь, внук, я делаю две вещи: думаю и переживаю».

8. Оценка эффективности

Внедрение тайм-менеджмента освобождает время руководства и дает возможность подумать о приоритетных вопросах, а также снижает количество причин для переживаний. К тому же, применение стандартов существенно увеличивает продуктивность деятельности компании: рабочее время используется рационально, задачи выполняются в срок, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь.

Что такое тайм-менеджмент?

В 15 веке итальянский учёный Альберти сказал, что успешным будет тот, кто умеет управлять своей активностью. Для этого нужно каждое утро составлять список дел, а также систематизировать все дела по убывающей, то есть сначала следует сделать самые сложные или важные дела, а уже потом перейти к простым.

Тайм-менеджмент начал развиваться после появления промышленности. К этому привела необходимость управлять работой тысячи людей, чтобы всё было слаженно. Тогда появились первые графики, расписания работы и распределение работников по сменам.

Великий американский политический деятель Бенджамин Франклин столкнулся с постоянной нехваткой часов, так как график у него был слишком загруженным. Он начал вести дневник, где составлял планы на неделю. Один лист был разделён на семь столбцов, где он записывал свои дела. Франклин выполнял 13 добродетелей, которые хотел развить в себе. После пробуждения Бенджамин два часа отводил на планирование дня, далее он работал по три часа с перерывами на отдых и перекус. Вечер был посвящён анализу проделанной работы, а также оценке продуктивности дня. В это же время Бенджамин отдыхал.

Понятие возникло только в 1970-е годы. Тогда же начали появляться первые тренинги по распределению и контролю режима работы. Люди начали покупать и вести ежедневники. Особенно это нужно было сотрудникам крупнейших авиакомпаний, так как распределять активность в перерывах между международными перелётами очень сложно.

Сейчас есть много  тренингов, методик, обучающих людей управлению временем. Темп жизни постоянно растёт, поэтому люди нуждаются в нём. Появляются новые книги, разрабатываются упражнения — всё это делается для продуктивности работы  за счёт разграничения времени.

Советы по планированию своего дня для школьников

Вот 10 советов – по планированию. Составим план недели.

1. Сначала напишите все то, что необходимо выполнить
2. Напишите, к какому типу относится работа (учеба, помощь по дому и т.д.)
3. Выделите дедлайн сдачи работы
4. Оцените, сколько времени займёт выполнение этой работы
5. Теперь разделите лист на 7 частей – это дни недели. Мы будем распределять дела по дням.
6. Сначала отметьте жёсткое расписание – школа, посещение кружков – то есть дела, которые нужно выполнить в определенный срок.
7. В плане на каждый день не забудете о времени на отдых и сон – расписывать все дела на 22 часа из 24 в сутки – плохая идея
8. Учитывайте, что некоторые дела могут занять больше времени, чем вы рассчитывали. В вашем плане должно быть несколько промежутков на случай таких ситуаций
9. Дальше – размещаем план на видное место и действуем. Проверяйте список дел по ходу его выполнения, смотрите, эффективно ли вы продвигаетесь.
10. Если понимаете, что за полдня или за день вы сделали крайне мало, стоит выделить причины этого и перестроить расписание

«Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы» – Светлана Гончарова

Купить «Тайм-менеджмент для мам»

Светлана Гончарова – эксперт семейного тайм-менеджмента, бизнес-тренер и создатель сайта Flymama.info. В этой книге по тайм-менеджменту для женщинона рассказывает, как изменить подход ко времени в период материнства.

Каждая глава – конкретный шаг, который нужно довести до автоматизма, чтобы через три недели стать успешной хозяйкой дома. Среди основных шагов эффективного тайм-менеджмента Гончарова выделяет умение просить о помощи, соподчинение в отношениях, заботу о себе и умение выражать любовь.

Автор делится своей системой организации времени, предлагает лист планирования и кроме упражнений сопровождает каждый раздел анекдотами.

Гончарова учит женщин вычленять главное в течение недели и месяца (по времени суток или по тематике) и понимать близких (освоить чужой язык любви).

«Мастер времени» – Брайан Трейси

Купить «Мастер времени»

Ещё одна книга от Трейси о том, как выбирать время для той или иной деятельности. Автор помогает рассчитывать свои алгоритмы производительности и рассказывает, как распоряжаются временем успешные люди. Отдельные главы Брайан посвятил работе, творчеству, общению, развлечениям и отдыху.

Для выхода из сложных ситуаций автор рекомендует использовать технику «начни сначала». Её суть в визуализации своей карьеры или бизнеса с нуля. Нужно подумать, что бы вы сделали иначе, вернувшись на исходную точку и сохранив весь свой опыт.
Ещё в этой книге Брайан делает акцент на развитии творческого мышления и «суперсознания». Он даёт примеры медитативных практик. Трейси советует думать о воде или проводить время на берегу водоёма, а ещё придумывать не менее 20 идей для решения конкретной проблемы.

Как обучиться тайм-менеджменту

Для обучения искусству тайм-менеджмента существуют специальные психологические тренинги в виде деловых игр для студентов.

«Составление тайм-плана»

1. Участники разбиваются на команды по несколько человек (можно работать и в одиночку).
2. Каждой команде дается задание за отведенное время составить тайм-план определенного мероприятия.
3. Участники обсуждают и конкретизируют план, указывая время на каждый пункт.
4. По окончании каждая команда представляет свой план.
5. Обсуждение и анализ планов. Нахождение неучтенного времени и способов их сокращения.
6. На основе обсуждения разрабатывается общий тайм-план.

«Хронофаги»

Участники сидят в кругу. По очереди передают друг другу какой-либо предмет, называя при этом свои привычки, «пожирающие» время. Это могут быть болтовня по телефону, зависание в соцсетях и мессенджерах, прокрастинация, залипание в телевизор, компьютерные игры и т.д.

«Секундомер»

Упражнение на индивидуальные особенности восприятия времени. Участники одновременно по команде закрывают глаза и открывают их, когда по их ощущениям прошла минута (считать про себя секунды нельзя), проверяя себя по секундомеру.

По окончании эксперимента подводятся итоги:

1. Если студент открыл глаза ранее, чем через 55 секунд, это означает, что он слишком торопится. Время течет медленнее, чем ему кажется. Существует опасность быстрого истощения нервной системы. Ему рекомендуется избавиться от суеты.
2. Если упражнение заняло более 66 секунд, это свидетельствует о неторопливости студента. Возможно, ему часто не хватает времени из-за медлительности. Ему рекомендуется ускорить восприятие времени.

Упражнение на постановку целей

Студентам дается задание за пять минут сформулировать свои цели таким образом, чтобы они были:

• конкретными;
• реальными;
• ограниченными по времени достижения;
• важными;
• измеряемыми.

Затем участники зачитывают свои списки, анализируют результаты.

Упражнение на распределение задач по матрице Эйзенхауэра

Участники делятся на 4 команды, им дается список задач, которые следует распределить на 4 группы:

1. Важные и срочные (форс мажорные, требующие немедленного выполнения).
2. Важные, но не срочные (заранее запланированные).
3. Срочные, но не важные (второстепенные).
4. Не важные и не срочные (поглотители времени).

Задача студентов — выработать общее решение за 3 минуты. Каждая команда представляет результаты по одной из четырех групп. Происходит коллективное обсуждение, каких незапланированных ситуаций можно было бы избежать при правильной организации времени, умении предвидеть события и рационально планировать собственные дела.

О позитивном мышлении и фокусировке на главном

«Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым», Мария Хайнц

Психолог-консультант по позитивной психологии, известный блогер Мария Хайнц объединяет лучшее, что есть в позитивной психологии и тайм-менеджменте. Она дает слушателям инструмент, с которым даже самый занятой человек может стать счастливым. Хайнц предлагает интересный подход к постановке собственных целей — учитывать настроение, состояние, текущий ритм, ценности и влияние на другие аспекты своей жизни. Чтобы все успевать и всего добиться, необходимо быть счастливым здесь и сейчас. Любопытно и безусловно полезно в наше достаточно нервное время.

Слушать на Storytel

«Быстрая черепаха. Неделание как способ достичь цели», Дайана Реннер, Стивен Д’Соуза

Основная мысль книги состоит в том, что всем нам надо научиться давать себе передышки и расслабляться. Эта аудиокнига — для тех, кто перегружен делами, постоянно находится в режиме дедлайна и пытается все успеть. Авторы объясняют, что «неделание» — это не синоним «бездействия». Но обыкновенный вдох и небольшой отдых могут значительно повысить продуктивность и эффективность человека, а также сделать его счастливым и гармоничным.

Слушать на Storytel

«Без суеты. Как перестать спешить и начать жить», Карл Оноре

В последние годы, а особенно в последние месяцы движение Slow Life обретает все больше поклонников, что неудивительно: во время карантина многие взглянули на свою жизнь совершенно по-другому. Оноре в своей книге объясняет, почему люди, которые научились жить «медленной жизнью», значительно повысили ее качество. Но главная идея в том, что «медленный» не значит «неработающий». Чтобы быть внешне быстрым, необходимо быть внутри медленным — спокойным, рассудительным — и получать удовольствие от каждой минуты жизни.

Слушать на Storytel

«Найди время. Как фокусироваться на главном», Джейк Кнапп, Джон Зерацки

Джейк Кнапп и Джон Зерацки, придумавшие знаменитые «дизайнерские спринты» в Google, рассказывают, как находить время на действительно важные вещи — будь то общение с близкими, изучение иностранного языка или написание романа.

Читать на Bookmate

Что может и чего не может тайм-менеджмент

Все мы разочаровываемся, когда что-то идёт не так, как мы планировали и представляли себе. Если разобраться в природе этих чувств, то одной из возможных их причин могут быть завышенные изначально ожидания, нереалистичные оценки результатов. Так часто бывает у многих начинающих практиковать тайм-менеджмент. Прочитав пару книг, дополнив их просмотром нескольких лекций, они получают необходимый базис знаний, но проверку жестокой реальностью не проходят.

Причин может быть несколько. Не стоит забывать, что фрилансер и офисный работник, даже используя одну и ту же методику управления временем, должны подходить к этому вопросу по-разному. У людей других профессий всё обстоит ещё иначе: например, у врачей и учителей рабочий день не нормирован и загрузка в разные дни может отличаться. В таких случаях настройки гибкости полностью ложатся на ваши плечи. От многих факторов зависит то, каких результатов вы сможете достичь, но то, что они будут – несомненно.

Такая категоричность небезосновательна. Тайм-менеджмент можно сравнить с упаковкой чемодана. Кто-то вмещает в него 3 костюма, 5 рубашек и 2 пары обуви, аккуратно всё раскладывая, а  кто-то небрежно бросает 2 костюма, пару обуви и 3 рубашки. При этом его ёмкость одинакова в обоих случаях. То же самое и с управлением временем: оно даёт возможность грамотно управлять содержанием, но не увеличивает само время.

Исходя из этого, первое, что стоит для себя отметить: рецепт не означает готовое блюдо. Построение индивидуальной системы управления временем – ваша работа, имеющиеся знания, приёмы и методики – лишь кирпичи, из которых вы делаете кладку. Самого стройматериала много, но не весь он подходит для создания устойчивой конструкции по вашему проекту. Поэтому, не бойтесь экспериментировать и подбирать то, что максимально подходит вам. Книги Б. Трейси и Дж. Моргенстерн являются классикой литературы по тайм-менеджменту, но применимо ли абсолютно всё, что в них написано?

Нет. Управляя своим временем, вы не сэкономите 15 минут, которые обычно тратите на поход в магазин за хлебом. Но сэкономите то же время, если заглянете в холодильник и напишете список покупок, тем самым добавив туда ещё и молоко, которое закончилось, и за которым пришлось бы идти второй раз.

Тайм-менеджмент не научит вас избегать ожидания встреч и других ловушек времени, опаздывающих партнёров, не пронесёт по воздуху над пробкой. Но покажет, как учитывать эти факторы и использовать их с пользой для себя. И делать это можно достаточно просто.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения

Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания

«Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей» – Дональд Рос

Купить «Не делай это»

Если Кеннеди апеллирует к предпринимателям, то Росс Дональд помогает справиться с цейтнотом талантливым личностям, не склонным к жёсткой дисциплине. По профессии Дональд Росс не коуч, а типограф и лектор в Нидерландах. Он же разработал приложение для смартфонов ToDon’tList. В книге автор рассказывает, как сосредотачиваться на творчестве.

Дональд предлагает интересную технику «списка не дел»: говорите «нет» проектам, которые вас не вдохновляют. Последовательность отказов можно начинать с бытовых дел, а потом переходить к рабочим. В итоге вы должны научиться составлять ежедневный список всего из трёх важных задач.

Творческим людям автор советует не гнаться за деньгами, но точно выяснять все потребности клиента.

О продуктивности

«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен

В течение двадцати лет Дэвид Аллен, популярный теоретик продуктивности, создавал уникальную методику управления временем. Из его книги можно узнать, как эффективно работать с информацией, планировать и контролировать работу и как быстро отделять главное от второстепенного, а еще навести порядок в собственных мыслях.

Читать на ЛитРес

«Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан

Чтобы добиться большого успеха, нужно уметь отделять зерна от плевел. Келлер и Папазан рассказывают, как расставлять приоритеты, развенчивают мифы вокруг могущественности нашей силы воли и помогают не бояться брать ответственность за свою жизнь в свои руки. Авторы «Начни с главного» не только наставляют читателя, но и предостерегают его от главных воров продуктивности, среди которых, кстати, нет прокрастинации.

Читать на Bookmate

«Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы», Доминика Деграндис

Один из ведущих мировых специалистов по Канбан Доминика Деграндис, считает, что продуктивность работы можно увеличить с помощью техник визуализации. В своей книге она рассказывает, как выявить главных расхитителей времени, оптимизировать рабочий процесс и повлиять на решение начальства. Если работаете в IT-сфере, читать обязательно.

Читать на ЛитРес

Сборник «Как стать продуктивнее», Harvard Business Review

Сборник статей Harvard Business Review охватывает все грани продуктивности: не только планирование дня, но и умение фокусироваться, поиск мотивации и искусство говорить «нет» лишней работе. Всего 34 статьи в шести разделах, где помимо глав «Инвентаризация», «Планирование дня», «Фокус», «Мотивация» и «Поездки», есть не менее важный — «Отдых».

Читать на Bookmate

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

• Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
• Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
• Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
• Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
• Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
• Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

7