Топ-7 лучших бесплатных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников 2020, рейтинг и сравнение

Содержание

Табель учета рабочего времени – это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.

В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) – используют форму Т-13.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.

Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.

Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13практически идентичны по составу реквизитов).

• В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
• Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
• В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
• В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
• 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
• В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю – количество отработанных часов за учетный период.
• 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца — при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов.
• В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
• В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
• В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.

Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.

Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.

Скачать

Скачать образец табеля учета рабочего времени в формате xls

Скачать бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-12) в формате doc

Скачать бланк табеля учета рабочего времени (форма Т-13) в формате xls

Шаблоны, бланки и образец табеля учета рабочего времени проверены на актуальность 03.01.2013

Востребованные профессии для бухгалтера: осваиваем новое

Если экономистом, кадровиком или аудитором можно стать на базе прежнего экономического образования, то для получения новой специальности в далекой от бухгалтерии сфере придется начать обучение заново. Но затраченные усилия оправдываются многократно: увеличивается заработная плата, да и перспективы карьерного роста впечатляют.

Бухгалтерский опыт и навыки востребованы в сфере интернет-маркетинга, IT-аналитики, SMM-менеджмента. Эти профессии можно освоить удаленно, да и рынок труда постоянно требует новых квалифицированных кадров по этим специальностям.

Вариант 1. Аналитик данных

Профессиональные обязанности аналитика данных сложны и разнообразны:

• обработка собранных данных и бизнес-анализ информации;
• синхронизация внешних данных рынка (колебания спроса, изменения специальных коэффициентов) с внутренними показателями компании (бюджет, расходы на сырье и заработную плату);
• владение профессиональным софтом — инструментами анализа информации.

Аналитик работает с метриками, данными активности и другими специальными показателями. Его задача — перевести цифровую информацию в понятную «человеческую» форму и подготовить ее для маркетингового анализа. Экономическое образование и опыт бухгалтерской работы в этом только помогут.

Вариант 2. Веб-аналитик

Занимается оптимизацией интернет-бизнеса: приводит на сайт полезный трафик, улучшает пользовательский интерфейс. Для этого понадобятся все те же аналитические инструменты:

• работа с веб-информацией (количество посетителей, источник трафика, реакция на рекламу);
• исследования отклика целевой аудитории на изменения в интерфейсе интернет-ресурса;
• тестирование эффективных маркетинговых методик.

Вся работа ведется в цифровой среде, и для опытного бухгалтера сложности не представляет.

Вариант 3. Интернет-маркетолог

Отвечает за ведение бизнеса в интернет-пространстве. Основные обязанности интернет-маркетолога:

• планирование рекламной стратегии;
• исследование состояния рынков и ближайших конкурентов;
• управление бюджетом;
• общее руководство проектом;
• контакты с подрядчиками.

Другими словами, это все та же работа по продвижению бизнеса, но проводится она в сети.

Опытный бухгалтер хорошо разбирается в маркетинговых стратегиях и сможет легко сориентироваться в тонкостях интернет-бизнеса.

Вариант 4. Product-менеджер

Профессия, которая заинтересует бывших главных бухгалтеров. Они без проблем справятся с основными обязанностями менеджера проекта:

• подобрать специалистов и организовать работу команды;
• просчитать бюджет: возможные доходы и расходы на создание продукта;
• наладить коммуникацию с клиентом и наметить план реализации проекта.

Вариант 5. 1С программист

Интересная профессия на стыке двух дисциплин: программирования и бухгалтерского учета. Для того, чтобы стать 1С программистом, необходимо окончить специальные курсы, на которых изучают:

• язык программирования 1С;
• основы работы с базами данных;
• установку и настройку софта «1С: Предприятие»;
• синхронизацию программных продуктов из семейства 1С;
• работу с данными в различных форматах.

Программы 1С активно используются и бюджетными, и коммерческими предприятиями, поэтому сертифицированные специалисты по работе с софтом востребованы на рынке. Можно устроиться на штатную должность или попробовать силы во фрилансе: для 1С программистов существует специальная биржа (1clancer.ru).

Зарплаты профессиональных методистов и администраторов 1С зависят от квалификации и опыта работы. Новичку заплатят 20-30 тысяч рублей в месяц, профи со стажем может рассчитывать на 70-80 тысяч рублей.

DentalTap

Специальное решение для автоматизации стоматологических клиник. Сервис гарантирует защиту личных данных, а также быстрый импорт информации из любых программ. С помощью предложенных инструментов можно вести график занятости, создавать и дополнять базу данных клиентов, анализировать доход. Система доступна в web-версии. 

Платформа позволяет учитывать рабочее время, фиксируя пациентов, их визиты и историю болезни. В календарь заносится карточка клиента или создается новая, если она отсутствует. Также можно вести прайс-лист и рассчитывать стоимость предоставленных услуг. Раздел аналитики автоматически записывает число визитов, новых клиентов, отработанных часов. 

Плюсы: 

• Софт разработан специально для стоматологов
• Учет рабочего времени
• Контроль оплаты
• Раздел аналитики

Минусы: 

Учет времени показывается в общем, нет разделения, например, на отдых и работу

Стоимость: 

• Бесплатно: 1 аккаунт, 100 пациентов и 10 МБ для хранения
• 1489 руб./месяц: 1 аккаунт, неограниченное число пациентов и 1 ГБ для хранения

Помощник корректировки остатков ЕГАИС с запутанными соответствиями номенклатуры, отчет по соответствию номенклатуры алкогольной продукции ЕГАИС в Управлении торговлей 11 и Розница 2.2 — 2.3

Помощник позволяет наглядно увидеть как выполнено соответствие, сравнить остатки информационной базы с остатками ЕГАИС. Возможно создать документы ЕГАИС по данным расхождений. Помогает разобраться в ситуации, когда одному элементу справочника номенклатуры соответствует несколько элементов алкогольной продукции или, наоборот, одному алкоголю соответствует несколько номенклатур . Возможно устанавливать фильтры и обрабатывать поочередно различные типы и виды продукции. Для Розницы — два варианта: бех характеристик и с Характеристиками. При платном скачивании сделаю для вашей версии. (Возможно для Комплексной автоматизации).

2500 руб.

Как выбрать подходящее решение для мониторинга сотрудников?

При выборе такой программы, в первую очередь, необходимо определить цель, которую вы преследуете. Если вам необходимо просто вести учет продуктивного и непродуктивного времени удаленных сотрудников для подсчета оплаты труда, то достаточно будет установить тайм-трекеры без дополнительных функций. Если же вы хотите отслеживать все действия команды, вести постоянную запись экрана и следить за используемыми приложения и сайтами в целях не только контроля продуктивности, но и предотвращения утечки данных, следует выбрать программу для тотального контроля действий пользователя ПК.

На сегодня это все, надеюсь, материал был Вам полезен пока!

Нравится7Не нравится

Варианты расчета бюджета рабочего времени

Существуют два подхода к организации системы учета рабочего времени на основании данных о фактическом времени входа и выхода сотрудников на территорию предприятия, полученных из СКУД:

■ данные о времени передаются из СКУД в систему управления предприятием, где они обрабатываются согласно принятой на предприятии логике управления и учета;

■ первичные данные о времени проходов обрабатываются специализированным программным обеспечением, поставляемым вместе с большинством профессиональных СКУД. ERP-системы предприятий, как правило, поддерживаются и адаптируются собственными или аутсорсинговыми специалистами, реализующими в полном объеме необходимый функционал, в том числе и УРВ. В таком случае СКУД выполняет роль поставщика данных о событиях и получателя данных о пользователях и их правах доступа.

Для предприятий, не имеющих полноценной ERP-системы и ориентирующихся на программные модули УРВ, поставляемые производителями СКУД, представляется рациональным указать возможные варианты расчета.

Варианты расчета бюджета рабочего времени

Для обеспечения возможности реализации УРВ соответствующий модуль СКУД должен реализовывать следующее множество вариантов расчета бюджета рабочего времени.

1. Учет времени нахождения на рабочем месте с момента первого входа в область контроля до последнего выхода.

2. Учет суммы интервалов времени между ближайшими событиями входа и выхода. Иными словами, учет суммы интервалов присутствия.

3. Учет суммы интервалов времени от самого раннего входа до самого позднего выхода при наличии нескольких событий входа и/или выхода подряд.

4. Автоматическое внесение информации о полной выработке рабочего времени по событию первого входа. Это применимо, например, для водителей автотранспорта, которые после получения путевого листа на предприятии продолжают работу на согласованном маршруте, обеспечивающем автоматическую выработку бюджета рабочего времени сотрудником.

5. В некоторых случаях полный рабочий день может быть проставлен в табель на основании любого события входа или выхода в течение всего рабочего дня. Такой способ учета приходится применять, например, для обслуживающего персонала, водителей или руководителей среднего звена, которые могут войти на территорию через проходную, въехать на автомобиле через ворота, а также покинуть территорию любым из этих способов.

6. Для руководителей высшего звена, как правило, учет рабочего времени вести не требуется, так как их производственная деятельность связана с регулярными командировками и деловыми контактами за пределами предприятия. Фактически функция учета рабочего времени этой категории сотрудников сводится к занесению информации об отпусках, командировках или временной нетрудоспособности. В остальные рабочие дни в табель заносится полная выработка рабочего бюджета вне зависимости от наличия событий о проходах.

Корректность расчетов можно обеспечить только при учете положения текущего дня в циклическом рабочем графике. От системы УРВ обычно требуется поддержка как минимум стандартной пятидневной рабочей недели с восьмичасовым рабочим днем, круглосуточного дежурства один раз в трое суток, сменной работы по скользящему графику с циклическим изменением рабочей смены в течение нескольких недель.

В алгоритмах расчета также должна учитываться периодичность, с которой выполняется учет рабочего времени. Необходимо иметь возможность указания интервалов допустимого времени прихода и ухода, за пределами которых фиксируются нарушения трудовой дисциплины. Требуется учитывать перерывы для отдыха и обеда, безусловно вычитаемые из общего бюджета рабочего времени определенных категорий служащих независимо от их фактического присутствия на рабочем месте.

Основным результатом работы системы УРВ является сформированный табель учета использования рабочего времени (форма № Т13). Информация, содержащаяся в этом табеле, может быть объективной, полной и достоверной. Необходимое условие этого — обеспечение организационно-правового сопровождения и корректного обслуживания систем УРВ и СКУД.

Должностная инструкция бухгалтера товарной группы

Открыть в формате WORD

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Бухгалтера товарной группы (Заместителя Главного бухгалтера) предприятия.1.2. Бухгалтер товарной группы (Заместитель Главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора предприятия.1.3. Бухгалтер товарной группы (Заместитель Главного бухгалтера) подчиняется непосредственно Главному бухгалтеру предприятия.1.4. На должность Бухгалтера товарной группы (Заместителя Главного бухгалтера) назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 1 (одного) года.1.5. Бухгалтер товарной группы (Заместитель Главного бухгалтера) должен знать:- законодательство о бухгалтерском учете;- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих, финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственнофинансовой деятельности предприятия;- гражданское право, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство;- структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития;- положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения;- порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;- формы и порядок финансовых расчетов;- методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов;- порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;- правила расчета с дебиторами и кредиторами;- условия налогообложения юридических и физических лиц;- порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;- правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;- порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;- правила проведения проверок и документальных ревизий;- современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;- передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета;- экономику, организацию производства, труда и управления;- основы технологии производства;- рыночные методы хозяйствования;- законодательство о труде;- правила и нормы охраны труда.1.6. Бухгалтер товарной группы (Заместитель Главного бухгалтера) должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе компьютерными программами по бухгалтерскому учету.1.7. Бухгалтер товарной группы (Заместитель Главного бухгалтера) должен обладать коммуникабельностью, энергичностью, позитивным настроем.1.8. В период временного отсутствия Бухгалтера товарной группы (Заместителя Главного бухгалтера) его обязанности возлагаются на __________________________.2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ2.1. Бухгалтер товарной группы (Заместитель Главного бухгалтера):2.1.1. Выполняет порученный участок работы по бухгалтерскому учету.2.1.2. Контролирует правильность и своевременность оприходования поступления товаров на склад.2.1.3.

Вот, чем может быть полезна система контроля для сотрудников:

Экономит время

Бывает так, что время от времени приходится напряженно работать, но по окончании рабочего дня ничего не готово – мы не знаем, на что ушли рабочие часы, и не учимся на собственных ошибках. 

Системы контроля – это то, что сообщит, на что именно расходуется рабочее время, и изменит непродуктивные привычки, которые вредят профессиональному росту. 

Успешные люди не работают больше, у них просто нет проблем по части тайм-менеджмента. Системы отслеживания персонала предоставляют всю необходимую информацию для повышения продуктивности и самосовершенствования. Какие задачи помогла решить эта функция?

Помимо собственно контроля, функция онлайн-мониторинга компьютеров помогает в обучении новых сотрудников и координации действий.

Команды высокомотивированных, амбициозных профессионалов – вот одно из главных преимуществ, которые приносят системы контроля. 

Помогает замечать хороших работников

Знакомя сотрудников с системой тайм-трекинга, попытайтесь объяснить, что такой инструмент автоматически подсчитывает рабочие часы персонала для начисления зарплаты, при этом исключаются ошибки в пользу работника или работодателя. Программа лишает соблазна насчитать себе пару лишних часов и четко фиксирует все переработки. А отчет по рабочим часам существенно облегчает работу сотрудников: им не нужно делать это вручную, а руководителю, в свою очередь, проще все проверить. К тому же, можно настроить отправку отчетов на почту в формате excel.

Полученные данные также могут учитываться при обсуждении повышений зарплаты; это гарантия для лучших специалистов, что их усилия не окажутся напрасными. 

Помогает менеджерам понять, сколько времени еще потребуется 

Когда опытный менеджер слышит, что, мол, «для этой небольшой задачи понадобится только пять минут», он сразу же настораживается. Ведь зачастую на мелкие доработки уходят часы. 

Дело в том, что зачастую менеджеры, чья работа состоит в организации рабочего процесса и распределении задач, понятия не имеют, сколько времени может уйти на определенные задачи. Как результат, сотрудники зачастую вынуждены выполнять работу в нереальные сроки. 

Мониторинг персонала, ко всему прочему, предполагает, что руководство должно глубже погрузиться в специфику работы. Объясните своей команде, что если отслеживается время выполнения того или иного задания, это помогает составить более полное представление об объеме работы. 

В результате больше не будет нереалистичных ожиданий и невозможных дедлайнов. 

Знакомя участников команды с системами тайм-трекинга, начните с какой-нибудь истории, с ситуации, с которой они могли бы себя соотнести. Затем объясните, как системы отслеживания могли бы помочь избежать неприятных случаев в будущем. 

Спасает от завалов

Менеджеры ожидают, что их сотрудники должны хорошо отдыхать – отсюда больше удовлетворенности от работы и выше продуктивность. Однако проблема компаний крупного и среднего масштаба в том, что руководству сложно проверить работу каждого сотрудника и убедиться, что они заботятся о себе, делают своевременные перерывы и прекращают работу своевременно. 

Если работать дни напролет по 16 часов, это не только не пойдет на пользу здоровью, но на следующий день сотрудник после чрезвычайно продолжительной смены будет работать не так продуктивно. 

Если задерживаться в офисе подолгу, это не только не поможет сделать больше, но так вы будете выглядеть уставшими, будет крайне сложно сосредоточиться на следующий день. 

Объясните своей команде, что тайм-трекинг – это еще один инструмент управления и HR, призванный улучшать благополучие команды. Никто не запрещает задерживаться дольше в офисе, но двойные смены ежедневно никому не пойдут на пользу. 

#5 CrocoTime: Автоматический учет рабочего времени

Программа генерирует подробные отчеты о продуктивности всех сотрудников компании. В личном кабинете работодатель может проверить сводку о количестве отработанного времени, нарушениях (опозданиях, прогулах, уходах раньше окончания рабочего дня), выполняемых задачах, используемых программах и т. д. Распределив сотрудников по отделам, можно следить за продуктивностью не только каждого коллеги по отдельности, но и за работой всего отдела.

Возможности CrocoTime

• Мониторинг сайтов и программ, с которыми работают сотрудники;
• Трекер точного количества отработанного времени;
• Контроль отвлечений от рабочего процесса;
• Контроль выполнения задач;
• Отображение встреч и совещаний из календарей;
• Интеграция с IP-телефонией для мониторинга звонков клиентам.

Преимущества CrocoTime

• Гибкие настройки для каждой компании;
• Детальная аналитика продуктивности каждого отдела;
• Бесплатный пробный период;
• Возможность установить либо облачную, либо локальную версию системы.

Недостатки

Отсутствие функций для предотвращения утечки информации (постоянная запись экрана, запись с веб-камеры, контроль съемных устройств, запись нажатий клавиш и т. д.)

ActivTrak

О программе ActivTrak и почему она на втором месте?

ActivTrak — это приложение, которое предназначено для мониторинга активности, аналитики производительности и поведения сотрудников за рабочими компьютерами, а также для обнаружения инсайдерских угроз. Это простое в использовании и установке решение для облачного мониторинга, которое также имеет локальную версию.

ActivTrak предоставляет своим пользователям бесплатную версию программы для мониторинга до 3 рабочих станций с ограничениями по функциональности и месту на облачном хранилище до 3 Гб.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг до 3 компьютеров сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, без многопользовательского режима).

• Отчеты о рабочем времени.
• Блокировка сайтов.
• Кейлоггер.
• Скриншоты экранов сотрудников (не более 1 снимка экрана для каждой активности).

Какие функции доступны только в платной версии:

Платная версия программы не подразумевает каких-либо дополнительных функций, но предоставляет пользователю неограниченное место на облаке для хранения логов программы, а также – возможность мониторинга практически неограниченного числа сотрудников.

Видео:

Почему Kickidler невозможно обмануть?

В отличие от бумажного учета рабочего времени и от других программ с менее широкой функциональностью, обмануть нашу систему учета рабочего времени невозможно.

Наша программа ведет видеозапись всех действий сотрудников за ПК, причем даже при временном отсутствии Интернета. Дальше при помощи анализа можно выявить любое нарушение. Вот некоторые кейсы наших клиентов:

Для дочитавших эту статью до конца, мы приготовили небольшой сюрприз: вы можете получить 3 недели бесплатного тестирования полного функционала программы Kickidler по промокоду: «учет2019». Просто введите этот промокод в соответствующее поле в форме регистрации и получите больше времени на бесплатный текст нашего продукта (стандартный тест – 7 дней). Акция действует до конца июня 2019 года!