Письмо с извинениями: как исправить ситуацию, если вы облажались

Содержание письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт. Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д. Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Приношу свои извинения

Страница обновлена: 28.09.2015

Письмо-извинение является одним из видов делового письма. Оно составляется в том случае, если автор желает принести извинения за какие-либо неудобства, причиненные адресату по его вине.

Чтобы письмо было благосклонно воспринято адресатом, оно должно быть искренним и не содержать ложную информацию. Не рекомендуется приводить всевозможные оговорки или увертки, а также сваливать вину на третье лицо. Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним.

Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией;
искреннее извинение за доставленные неудобства;
объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем;
напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.

При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».

Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.

Образец и пример письма-извинения скачать (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 14 693)

Письмо-извинение, Типовые оборот – Деловая речь для государственных служащих Библиотека русских учебников

Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:

Уважаемые господа! в концернашого концерну.

. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов ‘связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что. Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою …

Извинения за задержку поставки товаров

1. Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты

2. Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на

Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу

3 сотрудника, который отвечал за выполнение. Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров

4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения. Вашего заказа

5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные. Вами товары и искренне извиняемся. Вас за задержку

6. Имеем попросить у. Вас прощения за несвоевременное выполнение. Вашего заказа от (дата)

7. Внимательно просмотрели все. Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы извините нам

9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений

Извинения за задержку оплаты счетов

1. Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена ??немедленно. Извините за задержку

2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим

3. К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой

4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность

5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена ??со значительным опозданием. Просим простить нам

6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам

7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее

8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника

10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.

11. Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений

Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом

1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу

2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась

3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время

4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для. Вас время

5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей

6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу

7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на. Ваше приглашение принять участие в. Международной конференции, посвященной проблеме

8. Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на. Ваше приглашение и поблагодарить. Вас, но дело в том, что

9. Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за

Почему нам так сложно извиняться и зачем это делать

Большинству людей очень сложно извиняться. Они начинают выдумывать различные оправдания, приводить аргументы в свою защиту, объяснять свое поведение болезнью, плохой погодой, настроением и так далее. В общем, готовы сочинить целую поэму для оправдания вместо того, чтобы сказать одно предложение: «Прости меня, я был (а) не прав (а).» Почему так происходит? Причина кроется в гордости, которая живёт в каждом человеке. И чем глубже и сильнее гордость, тем сложнее извиняться. Ведь попросить прощения – значит признать свою неправоту. А гордость тут и шепчет: «Нет, не уступай! Ты признаешься в своей ошибке, а тебя уважать перестанут». И в результате лучшие друзья ссорятся, ругаются дети с родителями, распадаются семьи. А стоило одному сказать только «Извини», и все было бы по-другому. Да и неправда то, будто тех, кто просит прощения, не станут уважать. Наоборот! Ведь для того, чтобы переступить через свой эгоизм, свое «я» нужно иметь большое мужество.

Письмо извинение

Тут постарайтесь второй раз не применять слово «извините», а также его производные. Необходимо, чтобы письмо-извинение давало понять пострадавшей стороне, что руководитель организации серьезно озабочен и встревожен произошедшим, и не пустит дело на самотек. После следует новое предложение, которое описывает принятые меры.

Внимание

Совершенно неправильно писать «виновные будут наказаны», «мы разберемся», в этой части основного текста не приветствуется будущее время. Нужно писать так, словно служебное разбирательство уже подошло к завершению, и виновники привлечены к ответственности. Заключение – выражается надежда, что подобное впредь не повторится, и партнерские отношения не пострадают.

Учимся извиняться

Вы уже поняли, что неискренние извинения могут нанести ущерб вашим отношениям. Настало время узнать, как извиниться в следующий раз, если возникнет такая ситуация.

Ниже приводится пятишаговая структура извинений психологов Steven Scher и John Darley, которая была опубликована в Journal of Psycholinguistic Research.

1. Выражайте раскаяние в своих поступках

Начните со слов «Я прошу прощения» или «Я извиняюсь», а затем опишите словами ваше раскаяние по поводу произошедшего. Вы должны помнить и конкретно говорить о том, за что вы извиняетесь.

2. Сочувствуйте обиженной стороне

Следует показать, что вы знаете, какие из ваших слов причинили боль другому человеку и выразить своё сожаление. Чем конкретнее вы примете обиду другого человека, тем более искренними будут ваши извинения.

Примеры того, что вы можете сказать:

Это извинение прозвучит искренне, потому что в нём конкретно указан проступок (кричит о видеопроекте), извиняющийся понимает чувства обиженного им (смущенно) и признаёт неловкость положения на виду у коллег.

Ниже приведены фразы на подобный случай:

• Я был не прав, потому что …
• Я не должен был этого делать, потому что …
• (То, что я сделал) заставило вас чувствовать (негативные эмоции), и это было плохо …

Прочитайте это пособие, чтобы узнать больше о сочувствии:

Communication How to Develop & Show More Empathy in Your Workplace Andrew Blackman

3. Признание ответственности

Фразы «Извините, но…» и «Извините, если вы почувствовали…» не будут искренними, потому что «но» и «если вы чувствовали» после извинения звучат как оправдание ваших действий.

Вы часто слышите такие извинения от политиков, руководителей компаний и всех, для кого пишут речи. Но не только их авторы грешат этим, в пылу спора легко смешать извинения с объяснениями и оправданиями.

У вас будет возможность объяснить свою точку зрения, поэтому не приплетайте её к извинениям. Вы можете объяснить свое поведение позже, когда человек, которого вы обидели, успокоится и сможет вас выслушать.

Но что, если не вы источник злости, которую вызвали? Например, что, если ваш начальник установил крайний срок выполнения работы, но не предоставил для этого необходимые материалы?

Перекладывание вины может облегчить ваши переживания, но может и обострить ситуацию. Вместо этого лучше сосредоточиться на решении проблемы.

Поэтому, если ваш клиент злится на затяжку времени, вы должны признать его разочарование: «Извините, у нас возникло недопонимание (их жалоба)». Затем поверните разговор на тему их видения решения этой ситуации в будущем.

У вас трудности в отношениях с вашим боссом? Читайте эти руководства:

4. Предложить возместить ущерб

Вы выразили раскаяние, сочувствие и признали свою ошибку. Многие люди сочли бы это достаточным, но здесь отсутствуют два важных аспекта, оба из которых призваны улучшить настроение обиженной стороны.

Как улучшить настроение пострадавшего? Во-первых, предложите что-то сделать для них.

Обещайте что-то сделать взамен. Можно сказать: «Как я могу помочь?». Или просто предложите исправить то, что их расстроило.

Например, вот, что вы можете сказать после разногласий с вашим коллегой,

Будьте аккуратны в своих предложениях компенсации. Ваше предложение должно быть соразмерно вашему промаху и вашим сожалениям об этом.

5. Обещание перемен

Извинение не имеет смысла, если вы собираетесь продолжать в том же духе. Вот почему обещание перемен имеет решающее значение в ваших извинениях.

Пообещав исправить ситуацию, вы можете сказать: «С этого момента я собираюсь (как вы планируете изменить свое поведение), чтобы я не (ваше оскорбление)».

Постарайтесь выполнить это обещание, в противном случае ваши следующие извинения будут звучать фальшиво, независимо от степени вашего сожаления.

Какими словами просить прощения за задержку с ответом?

В прозе:

Прошу у вас прощения от всей души за то, что вовремя
не смог ответить вам на важное сообщение. Это произошло не из-за нежелания, а из-за отсутствия времени, а так же внимательности.. Сердечно прошу у вас прощения за несвоевременный ответ!
У меня не было свободного времени и возможности полноценно написать вам сообщение на ваше письмо!

Сердечно прошу у вас прощения за несвоевременный ответ!
У меня не было свободного времени и возможности полноценно написать вам сообщение на ваше письмо!

Извините за то, что только сейчас у меня появилось время
и возможность ответить на ваше сообщение! Я благодарю вас за терпение и понимание!

Стихами:

Вот это неудобство, извините.
Я вовремя не смог ответить вам.
За пунктуальность вы меня простите,
Я обещание «быть внимательней» вам дам!

Я виноват за то, что трудно вовремя
Ответить мне на ваше сообщение.
«Я изменюсь» — я обещаю трепетно,
Ну а сейчас прошу у вас прощения!

Бывают в жизни ситуации,
Из-за которых совсем нет времени.
Теперь во мне есть мотивация,
В срок отвечать на сообщения!

Красивыми словами можно попросить прощения за любую оплошность

Что правильно делать во время извинений? Варианты различных методик

Возьмите на себя ответственность. Избегайте отговорок типа «я не это имел в виду» или «почему ты обиделся, ведь это была шутка». Исследования утверждают, что когда мы честны, мы можем избежать депрессии и беспокойства. Сказав что-то вроде: «Мне стыдно, что я сказал это» или «Мне грустно, что я причинил тебе боль», можно ослабить некоторые страдания человека в этой ситуации. Будьте нежными к людям.

Клубничный сезон завершаю вкусно. Готовлю песочное печенье и получается десерт

Принц Гарри и Меган: счастливые звездные пары с несовместимыми знаками зодиака

Он попадал в окружение под Ельней и ранен под Волгоградом: Михаил Пуговкин

Прочувствуйте боль другого человека. Нужно выбирать подходящее время для извинений. Дабы не сделать хуже своими словами. Начните извиняться после того, как человек будет к этому готов.

Также бесполезно спорить о том, кто имеет правильную версию. Ведь каждый из вас останется при своем мнении. Можете сказать так: «Слова, которые я сказал, не были приятными, и я понимаю, почему вы меня расстроили». Далее можете переходить непосредственно к словам извинения.

Будьте в процессе извинений искренними! Будьте уверены, что оправдание исходит от сердца. Избегайте готовых фраз типа «прости меня, если тебе больно». Это выражение может показаться слишком поверхностным для того, чтобы его могли услышать. Не отправляйте сообщения или электронные письма в первый момент. Язык тела и лица, а также тон голоса теряются при написании. Всегда предпочитайте извиняться лично. Если это невозможно, то тогда просто позвоните.

Телепортация в прошлое: фотограф нашел на чердаке старого дома архивные снимки

Телец и другие знаки зодиака, отношения с которыми всегда развиваются медленно

Если к фаршу добавить кабачок, то начинка для пирожков станет вкуснее: рецепт

Приносим свои извинения за сложившуюся ситуацию и надеемся

Goods accepted on commission Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов Indebtedness of insolvent debtors written off to losses Обеспечения обязательств и платежей полученные Securities received for obligations and payments Обеспечения обязательств и платежей выданные Securities given for obligations and payments Износ жилищного фонда Depreciation housing facilities stock Износ объектов внешнего благоустройства и других аналогичных объектов Depreciation of land improvement facilities and other similar objects Нематериальные активы, полученные в пользование Intangible assets received for use Руководитель Managing director / Главный бухгалтер Chief accountant подпись signature расшифровка подписи clarification of signature / Пояснение: через слеш в квадратных скобках ”/ ” приводятся разные варианты, возможные для применения.

Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией;
искреннее извинение за доставленные неудобства;
объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем;
напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.

При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…». Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя.

Извинения по правилам речевого этикета

В жизни приходится сталкиваться с ситуациями, когда извинения или не принимаются, или вызывают даже раздражение. Довольно часто причина этого кроется в неумении правильно извиняться. А ведь для этого существуют специальные правила речевого этикета. Извиняться можно односложно или с добавлением слова «пожалуйста», объяснения ситуации или обещания исправиться. Многие не понимают различия между словами «извините» и «простите» и употребляют их неправильно. Первое говорят тогда, когда просто признают вину (в качестве извинения за опоздание, поздний звонок или посещение, за то, что нечаянно толкнули человека). Это слово мы употребляем в деловых отношениях, на улице с прохожими и т.д. Слово «извините» также предшествует обращению: «Извините, Вы не подскажете…». Иногда произносят фразу «приношу глубочайшие извинения». Это тоже один из вариантов делового, светского общения.

А вот слово «простите» в вышеописанных случаях неуместно. Его используют тогда, когда в чём-то каются, когда обидели человека. «Прости» мы говорим близким людям, тем, чьим мнением и расположением дорожим. В общении с родными и близкими используют и такие формулы извинения, как «прости, пожалуйста», «прости, я больше не буду», «прости, что так вышло».

Как попросить прощения за ошибку своими словами, в стихах, прозе, смс?

Ошибки совершают абсолютно все люди. Они могут быть большими и маленькими. Но, в любом случае, за неправильный и некрасивый поступок следует извиниться и попросить прощения. Сделать то можно во время живого или телефонного разговора, отправить почтой «извинительную» открытку или просто написать СМС.

Моя ошибка – есть мой минус, У вас прощения прошу. Я изменюсь, я с места сдвинусь И стану лучше – я вам покажу!

Пусть эта СМС-ка с извинением Улучшит настроение в миг, как волшебство. Я от души и сердца требую прощения, Нет для меня важнее ничего.

Важно то, чтоб вы меня простили За любые неудобства и обиды. Я хочу, чтоб злость из сердца отпустили вы И нашли для извинения силы

Я хочу, чтоб наша с вами дружба, Не была потеряна моментом. Вы простите – мне это очень нужно! Посчитайте это комплиментом!

Извинение можно попросить в сообщении и СМС

Когда нужны деловые извинения

Молчать в ответ на жалобы — одна из самых больших ошибок. Даже если претензии клиента не обоснованы, игнорировать их недопустимо. Большинство руководителей бизнеса считают повышение качества обслуживания клиентов одной из основных задач.

Извинения приносят, если действия со стороны организации доставили клиенту или партнеру неудобства, нанесли вред. То есть, когда клиент потерял деньги, время, хорошее настроение

Особенно важно извиниться, если ситуация грозит нанести серьезный репутационный ущерб компании

Современный потребитель внимательно относится к качеству товаров и услуг, поэтому практически всем компаниям, работающим в сфере торговли и обслуживания, надо уметь писать письма с извинениями за низкое качество продукта.

Повод, который не зависит от сферы деятельности, — неисполнение условий договора и взятых на себя обязательств. Пусть даже это произошло по независящим от компании причинам: ураган, землетрясение, государственный переворот. Объясните это и извинитесь.

Как причиняют неудобства?

По описанному в предыдущем подразделе сценарию: или нечаянно, или специально.

Кто чаще всего испытывает причиненные неудобства от нас? Как ни странно, это близкие люди. Наши друзья и знакомые.

Казалось бы, что за чушь? Наоборот, мы оберегаем дорогих людей от чего-то плохого.

Рассмотрим ситуацию: мама звонит и просит оплатить ее счета за квартиру до определенного числа, так как потом будет начисляться пеня. Мы обещаем, но из-за своих многочисленных забот благополучно забываем о просьбе матери. Разве это не причиненные неудобства? Еще какие.

Неудобство можно причинить, отказав человеку в помощи, когда он надеется на нас и ждет ее. Представьте себе: подруга попросила посидеть с ее ребенком, потому что у старшего сына выпускной в садике. Обещали, и внезапно заболели. И все – причинили неудобство. Неумышленно, разумеется. Кто же мог знать, что температура подскочит в этот день? Но, все же.

Нечаянно причиненные неудобства, с ними понятно. А специально когда причиняют? Это что такое?

Опять же, ситуация с подругой и ее ребенком. Вроде, обещали посидеть с младшеньким. Но внезапно стало лень, исчезло желание ехать куда-то. И вот, звоним подруге и говорим, что температура подскочила. Хотя, никакой температуры нет и в помине. Причинили неудобство? Еще какое, и причем – умышленно, из-за собственной лени.

Что еще можно сказать об этом явлении? Мы сталкиваемся с ними с завидным постоянством. Закрытый по техническим причинам банк, единственный вблизи нашего дома, или неработающий магазин, в котором мы привыкли покупать после работы продукты – это все причиненные неудобства нам. Теперь придется делать круг, чтобы заскочить в магазин. И часть выходного дня посвятить на то, чтобы съездить в отделение банка, находящегося на другом конце города.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.