План создания отдела продаж под ключ

Количество сотрудников в составе коммерческого отдела

Для успешного решения всех стоящих перед коммерческим отделом задач одинаково важно включить в него достаточное количество сотрудников и выстроить иерархию отношений между ними. Ключевым звеном считается подразделение, отвечающее за продажи

Практика показывает, что при наборе работников следует руководствоваться следующими показателями:

• Минимальное количество – от 4 до 6 менеджеров и 2 руководителя – начальник отдела и его заместитель. При меньшем числе сотрудников наладить эффективную работу будет сложно.

• Максимальное количество – от 10 до 12 рядовых сотрудников и 2–3 представителя руководства. При таком численном составе реально выполнять все функции коммерческого отдела на должном уровне.

Нагрузка на одного сотрудника выглядит примерно так:

• 30–35 небольших фирм;

• 10–12 средних и крупных организаций;

• 1–3 VIP-клиентов – очень крупных компаний.

Продвижение будет эффективным, если коммерческий отдел контролирует не менее одной трети рынка. Число сотрудников можно определить исходя из количества предприятий, с которыми планируется работать. Допустим, в сферу интересов вашей компании попадают 69 средних организаций. Подсчитаем, сколько вакансий необходимо заполнить:

1/3 от 69 – это 23. Делим это число на 10–12 (нагрузка на одного работника), получаем 1,9–2,3. Значит, для продуктивного охвата рынка нужны минимум 2 менеджера.

Общие положения

1.1. Отдел сбыта, являясь самостоятельным структурным подразделением предприятия, создается и ликвидируется приказом .

1.2. Отдел подчиняется непосредственно .

1.3. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом .

1.4. Начальник отдела сбыта имеет заместителя(ей).

1.5. Обязанности заместителя(ей) начальником отдела сбыта.

1.6. Заместитель(и) и начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.) в составе отдела сбыта, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом по представлению начальника отдела сбыта.

1.7. В своей деятельности отдел руководствуется:

— уставом предприятия;

— настоящим положением;

— законодательством Российской Федерации;

1.8. .

Измеряй или умирай: какая аналитика нужна, чтобы обыгрывать конкурентов

Опубликовано Главный редактор пн, 06/07/2020 — 03:00.

В представлении обывателей статистика и аналитика — скучнейшие занятия, которые отнимает кучу времени, а реальной выгоды бизнесу здесь и сейчас не дают. Только настоящие профессионалы понимают, что без анализа рынка маркетинг и продвижение превращаются в русскую рулетку

А кому захочется пускать деньги на ветер и не получать желаемых результатов? Мы попросили международного эксперта в маркетинговых исследованиях и автомобильной сфере Александра Груздева рассказать, зачем бизнесу нужно знать цифры и почему так важно правильно оперировать данными. Он откликнулся и подготовил для нашего блога небольшое эссе на наболевшую тему

Отбор персонала

Итак, организация отдела продаж требует обратить внимание на то, как именно будут работать менеджеры: будет ли деятельность базироваться на индивидуальной работе каждого продавца или это будет командное взаимодействие. Управление отделом продаж, как показывает практика, будет наиболее эффективно осуществляться в том случае, если продавец одинаково профессионально и качественно способен работать коллективно и сольно

Получается, что человек, претендующий на должность в отделе продаж, должен уметь ставить ориентир на личный результат, и при этом оказаться достаточно гибким для взаимодействия с другими людьми. Тут имеет значение не только понимание и осознание техник продаж, поэтому продавец должен владеть навыками позитивного общения на профессиональном уровне.

Итак, организуя отдел продаж с нуля, вы должны понимать, что более или менее сообразительный человек способен изучить несколько руководств, помогающих проходить собеседование

Во время интервью обращайте внимание на то, как именно говорит человек, умеет ли он слушать, ответы на какие вопросы он хочет слышать. Изучить теорию намного проще, чем обрести такие качества человека, как чувство юмора, доброжелательность, толерантность

Организация работы отдела продаж: основные задачи

Начальнику отдела продаж необходимо выполнить организацию работы с подчиненными таким образом, чтобы каждый работник был занят реализацией своей задачи, причем делал это эффективно, точно и в срок. Это основное, что должен уметь делать руководитель отдела продаж.

Если работа специалистов остановится из-за недостатка бумаги или сломанного стула, — это будет самая глупая причина, вероятность которой важно свести к нулю. Поэтому организационные вопросы должны быть решены в первую очередь, а необходимые расходы согласованы с руководителем организации

Если же подобная проблема случилась, она должна быть решена незамедлительно, а не затягиваться на несколько дней, а то и недель.

Менеджерам по продажам должно быть удобно. За это отвечает их руководитель, который обязан все организовать.

Если в отделе продаж работают мужчины, которые постоянно помогают кому-либо в организации что-либо привести, куда-то съездить — немедленно прекратите это!

Для доставки или переноски грузов есть свои кадры c соответствующей квалификацией и уровнем оплаты. Занимаясь только продажами, отдел может значительно улучшить свои показатели, а организация — увеличить прибыль. Этот момент обязательно нужно учесть при эффективной организации  работы отдела продаж.

То же самое можно сказать, если на продающих сотрудников возложены другие, не профильные обязанности. Это может быть продвижение сайта или создание базы данных — для этих задач есть свои специалисты, которые могут их решать с большим желанием и эффективностью.

Организация работы отдела включает создание входящего потока клиентов

Специалист больше 80% своего времени должен быть занят общением с клиентами. Лучше и эффективнее, если это будет входящий поток, так как его отработка требует меньших трудозатрат. Поэтому поделитесь своими идеями с отделом маркетинга или руководством, каким образом этот входящий поток организовать.

Если специфика работы сотрудников основана на исходящих звонках, доведите количество разговоров в час сначала до 15, а затем при необходимости до 20 (если много отказов). Если работник не будет каждый час ходить курить, пить кофе, посещать санузел, болтать с коллегами, он вполне может осилить эту цифру.

Как управлять отделом продаж с мягким характером: приёмы и нюансы

Для эффективного управления отделом продаж нужно внедрить и настроить систему стимулов сотрудников. Для этого ответьте на несколько вопросов:

• Почему люди не всегда хотят добиться определенных результатов?
• Как понять, что движет человеком?
• Почему одни и те же мотивации действуют на всех по-разному?
• Что еще может простимулировать сотрудника помимо денег?
• В чем заключается мотивационная роль руководителя?
• Какой стимул будет более эффективным в той или иной мотивации?
• Как выбрать правильную манеру управления?

Также, чтобы разложить все по полочкам, разберитесь в первостепенных источниках появления потребностей. Разбивая поэтапно все уровни, можно выделить следующие мотиваторы (снизу вверх):

• Наличие работы.
• Стабильный доход.
• Комфорт на рабочем месте и отношения в коллективе.
• Перспективы роста.
• Творческая реализация.

Не забывайте, что типов и способов мотивации множество. Внедряйте их для грамотного управления продажами.

• Мотивация достижения — требования выполняются с целью получить привилегии/вознаграждение.
• Мотивация избегания — требования выполняются с целью избежать неприятностей.

Каким инструментом пользоваться, зависит от типа личности сотрудника.

Отметим, что эффективное управление отделом продаж достигается путем сочетания материальной и нематериальной мотивации.

1. Материальная мотивация

Состоит из 3 блоков:

• Базовый оклад, который выплачивается всегда.
• Мягкий оклад, который выплачивается только при достижении 100 % показателей эффективности (KPI).
• Бонусы за выполнение и перевыполнение плана, победу во внутренних конкурсах компании.

Чтобы ответить на вопрос, как управлять отделом продаж и делать это эффективно, используйте следующие принципы для стимулирования менеджеров работать на максимум.

• Принцип Дарвина. Сотрудники, которые не дотягивают до плана, получают доход ниже среднерыночного. Высокую зарплату получают менеджеры, которые выполнили все поставленные на месяц задачи. Этот принцип отсеивает слабых сотрудников.
• Принцип прозрачности. Понятная система начисления премий. Каждый менеджер должен без труда посчитать свой доход за период.
• Принцип больших порогов. План делится на пороги с большой разницей в вознаграждении:

  • За выполнение 80 % плана менеджер не получает бонусы.

  • За 80−100 % — плюс 40 % от оклада.

  • За 100−120 % — плюс 60 % от оклада.

  • Более 120 % — плюс целый оклад.

• Принцип низкого оклада, то есть основная часть дохода сотрудника формируется за счет премии за выполнение и перевыполнение плана.

2. Нематериальная мотивация

Это тоже эффективные инструменты в управлении отделом продаж.

Конкурсы

Конечно, в соревновании полагается бороться за приз. Но в этом случае сам процесс будит азарт участников и стимулирует их на достижение высоких целей. Если вы отлично изучили своих менеджеров и знаете, какой подход необходим к каждому сотруднику, вы с легкостью можете использовать конкурсы для мотивации.

Неденежные штрафы

Составьте внутренний документ, где будут прописаны нарушения и санкции, которые будут применены к сотруднику, например, за опоздание, срыв сроков по проекту, если он не провел работу над ошибками по звонкам и т. д. Для эффективного управления сотрудники отдела должны четко понимать, в каких случаях применяется наказание.

Примеры штрафов:

• Покупка пиццы на весь отдел.
• Положить в общую копилку 50 рублей.
• Лишение возможности работать с прибыльными клиентами.

Это специальная доска, на которой указаны все основные показатели деятельности фирмы, включая показатели каждого сотрудника. Ее размещают на видном месте в офисе или даже в торговом зале. Это замечательная мотивация для менеджеров по продажам и действенный инструмент управления отделом для руководителя. Никто не хочет быть аутсайдером, особенно когда об этом знают все.

Варианты поиска кандидата на должность руководителя отдела продаж

Все способы подбора кадров можно условно разделить на бесплатные и платные:

1. Бесплатные способы

   Назначение на должность собственного сотрудника

   Человек, претендующий на место руководителя отдела продаж, обязательно будет выкладывать свое резюме на всех площадках, специализирующихся на подборе кадров. Однако многие компании боятся брать на такую ответственную должность сотрудника «с улицы». В этом случае хороший вариант — продвинуть кого-то из имеющихся работников. Это может быть торговый представитель или менеджер по продажам. Главное, чтобы человек умел нести ответственность за себя и других и имел нужный уровень профессиональных компетенций.

   Переманивание сотрудника из другой компании

   Метод заключается в том, что успешному РОПу сторонней фирмы, иногда конкурирующей, предлагается более высокая зарплата. Однако нет никаких гарантий, что на новом месте человек будет работать так же хорошо, как на старом.

2. Платные способы

   Размещение информации о вакансии на платных ресурсах

   Это могут быть газеты, телевизионные передачи, специализированные сайты и т. п.

   Привлечение кадрового агентства

   Пожалуй, это один из самых дорогих, но эффективных способов подбора кадров. Агентство нужно выбирать, ориентируясь на отзывы и рекомендации. Оно возьмет на себя всю работу по подбору персонала. Когда подыскивается человек на место руководителя отдела продаж, собеседования, вопросы к кандидатам должны согласовываться с заказчиком, т. к. должность очень ответственная и значимая для компании.

Традиционный отдел продаж

Типичный менеджер по продажам — универсальный солдат. Он ездит на встречи, делает холодные звонки, ведет постоянных клиентов, наращивает базу, допродает услуги. Если отдел продаж состоит из таких сотрудников, вы легко им управляете: любому сотруднику ставите любую задачу, и он справляется.

Такой подход выращивает крутого профессионала, который разбирается во всем, что касается работы с клиентами. Менеджер быстро растет: через год-другой такой многофункциональной работы он берет на себя сложные переговоры и капризных клиентов.

Gyorgy Barna / Shutterstock.com

Кажется, все хорошо: вырасти десять таких солдат, плати бонусы, и они порвут конкурентов. Но все не так безоблачно. Увольнение универсального менеджера — риск: вы не найдете ему замену, клиенты к нему привыкли, часть из них менеджер с большой вероятностью уведет за собой. В итоге руководители роют себе яму: потерять менеджера боятся, поэтому приходится то премию платить больше, то терпеть опоздания, то отпустить в отпуск в самый разгар работы.

Другая проблема — «болезнь универсальности». Хотя менеджер крут в каждой задаче, продуктивность на единицу времени небольшая. Такой универсальный солдат может потратить целый день на переговоры с потенциальным клиентом, а остальные задачи повиснут.

Универсальный менеджер в традиционном отделе продаж хорош для небольших компаний. Часто руководитель в первые годы сам выполняет эти функции: может и проблему разрулить, и на встречу съездить, и даже продукт сделать. Но чем больше компания, тем менее эффективен в ней штат универсальных солдат. Нужна специализация.

Каким должен быть хороший менеджер продаж. Результаты опроса

Опубликовано Главный редактор вт, 17/03/2020 — 03:00.

Ефим Марковецкий, Михаил Графский

Менеджер продаж является ключевой фигурой в отделе. От него зависит то, как клиент воспримет продукцию компании. Продавец отвечает на телефонные звонки, участвует в презентациях, проводит встречи с клиентами, готовит коммерческие предложения. Таким образом, менеджер продаже взаимодействует с клиентом на всех этапах работы.

Мы посчитали важным выяснить, какой менеджер, на взгляд клиентов из разных сфер деятельности, является наиболее привлекательным и может рассчитывать на наилучший результат.

Варианты автоматизации процесса управления продажами

Сегодня для ускорения и упрощения процесса взаимодействия между продавцами и покупателями активно применяются средства автоматизации. В крупных компаниях клиентская база включает данные десятков тысяч человек, и отследить вручную, на какой стадии совершения покупки находится каждый из них, невозможно. На помощь сотрудникам отдела сбыта приходят CRM-системы – специальные программы, благодаря которым все этапы работы с покупателями автоматизированы. При их использовании повышается уровень продаж, оптимизируется маркетинг, фиксируется каждый шаг взаимоотношений с клиентами для аналитики и корректировки планов.

Чтобы автоматизировать рутинные операции в области управления продажами, разработаны два класса систем: SFA (Sales Force Automation System) и SFMS (Sales Force Management System).

SFA осуществляет автоматическую регистрацию каждого этапа продаж, определяет потенциальных клиентов и фиксирует все действия с активными покупателями. Чаще всего SFA входит в комплект поставки CRM. Самые продвинутые SFA-системы позволяют учитывать пожелания клиента, внося изменения в готовый шаблон. Например, перед приобретением автомобиля покупатель при помощи SFA выбирает подходящий цвет и необходимые элементы интерьера.

Подробнее

Для управления продажами компании создана система SFMS . Разработчики ставили перед собой задачу получить программу, которая упростит процесс и позволит предприятиям извлекать максимальную прибыль. Функционал SFMS включает автоматическое составление таблиц, графиков и диаграмм, чтобы сотрудник получал наглядную информацию об изменениях и мог оперативно отреагировать. При помощи этой системы можно определить лидеров рынка, спрогнозировать тенденции в продажах и в поведении покупателей. Географически удаленные подразделения объединены общей программой, что делает обмен информацией быстрым и удобным.

• растет производительность труда работников отдела продаж;
• не тратится время на поиски нужных данных, каждый запрос клиенты оперативно обрабатывается;
• упрощается процесс анализа результатов взаимодействия с покупателями, создания долгосрочных прогнозов и составления стратегических планов.

Однако на практике при внедрении автоматизированных систем управление нередко возникают проблемы, связанные с:

низким уровнем подготовки сотрудников и необходимостью их обучения; нежеланием персонала досконально осваивать многочисленные возможности системы; плохой координацией между отдельными подразделениями и несоответствием стоящих перед ними целей.

Чтобы внедрение автоматизированных систем приносило реальную пользу компании, необходимо четко распределить обязанности между сотрудниками, назначить ответственных за каждое направление. Со временем они оценят широкие возможности прикладных программ и начнут активно применять их в работе.

Рекомендации по эффективному управлению сотрудниками

1. Пресечение возможного воровства, ведь с коллегой всегда проще договорится.
2. Увеличение оборота клиента. Личным примером вы наверняка покажете, как следует увеличивать объем заказов клиентом.
3. Выявление неточностей или пробелов при заполнении отчетов. Если сотрудник забывал заполнять отчеты или вносить что-то в CRM-систему, после вашего заполнения ему будет неловко и он исправится.

Не повышайте личностный план продаж часто! Некоторые руководители отдела продаж совершают распространенную ошибку. Когда продавец начинает продавать много, они чуть ли не каждый месяц повышают план. Это плохая практика, так как по истечении нескольких месяцев, менеджер перестанет выполнять его. Он будет думать, что в следующий раз план опять повысится, и начнет переносить клиентов по отчету на следующий месяц или просить оплатить товар позже. Возможной корректировке может подвергаться только годовой план.

При наборе продавцов не бросайте новичка по принципу «пусть сам выплывет». В продажах это очень негигиенично. Если вы так сделаете, скорее всего новичок не справится с самостоятельным изучением основ продаж или вашего продукта. Свежеиспеченному менеджеру нужна поддержка и наставник, нужен кто-то, кто проведет его за руку через все этапы пока тот не заключит сделку. Если вы не будете уделять стажеру максимум внимания, вы его демотивируете и он просто уйдет. Если у вас нет времени, поставьте новичку опытного наставника. Но лучше возьмитесь за него сами. По опыту скажу, что матерые продавцы не любят делиться своими техниками и секретами.

Если к вам в отдел пришел новый менеджер, не стоит давать ему для обзвона старых, ушедших клиентов. Хоть это и распространенная практика, она в корне неправильна. Если клиент ушел от вашей компании, он сделал это по какой-то причине, то есть был негатив. Подобных клиентов, конечно же, можно вернуть при грамотном подходе, однако новичку подобные тонкости неизвестны. Когда он начнет звонить ушедшим клиентам, он узнает кучу негативной информации о вашей компании, продукте, коллегах, логистике или бухгалтерии. Ему это знать ни к чему

Возвратом клиентов должны заниматься опытные люди.
При обучении новых сотрудников уделите внимание не обучению продукта, а обучению навыков продаж. Про продукт сотрудник узнает за пару недель, и единственное что он должен знать на начальных этапах – как ваш продукт облегчает жизнь клиентов

Направьте обучение в русло освоения продаж, не продукта.
Никогда не берите сотрудника, из-за его клиентской базы. Многие руководители думают, что взяв такого сотрудника, вы выиграете, он приведет еще больше клиентов, а конкуренты останутся ни с чем. Ничего подобного. Человек, который привел к вам определенную клиентскую базу – заведомо нелояльный сотрудник. Через полгода ему может надоесть, и он заберет клиентов и у вас. Нанимайте людей не из-за клиентской базы, а за знания, умения и навыков.

Кому подходит

Разделение отдела продаж на активные, клиентские, поиск клиентов, разработку, работу с ключевыми клиентами — подходит не каждой компании. Эта модель работает эффективно, если:

• на каждой ступени работает 2-5 человек. Если их меньше, нагрузка получается слишком высокой.
• поэтому чтобы построить все пять ступеней продаж, у вас в штате должны работать 10-25 человек разной квалификации;
• отделом руководит опытный специалист. Чем больше ступеней в отделе продаж, тем сложнее им управлять: у каждой своя система вознаграждения, подход к мотивации, оценки качества работы, задачи. Чтобы управлять такой сложной структурой, у руководителя должен быть большой опыт в продажах и управлении;
• каждую ступень курирует старший менеджер. Он собирает результаты работы, проводит планерки, отчитывается за результаты команды. Его оклад немного больше оклада рядовых менеджеров;
• компания пользуется инструментами для управления. Без ЦРМ-системы менеджеры запутаются, кто с каким клиентом работает, и на каком он этапе;
• руководитель тоже продает. Если руководитель только курирует работу менеджеров, он не будет авторитетом для подчиненных.

Почти в каждой компании уместно разделить продажи на активные и дополнительные. Поиск и разработка клиентов, работа с ключевыми — более экзотические функции. Подходят ли они вам, зависит от особенностей бизнеса.

Если талантливый и упорный менеджер начинает с холодных звонков, он захочет дорасти до менеджера активных продаж. Когда это удастся, он лоялен к компании, потому что вырос в ней.

Суть термина «управление продажами»

Исчерпывающее определение этому понятию дать сложно, поскольку под управлением продажами могут подразумеваться различные аспекты деятельности, связанной с реализацией товаров и услуг. Для одних специалистов за этим термином скрывается подбор, обучение и мотивация сотрудников отдела продаж, для других это прежде всего управление каналами сбыта. Есть и те, кто соотносит такое понятие исключительно с автоматизацией процессов взаимодействия с покупательской аудиторией.

Исходя из многогранности термина, будет правильным подразумевать под управлением продажами весь комплекс действий, связанных с организацией сбыта: формирование соответствующего подразделения компании и внедрение в его работу инновационных приемов, благодаря которым эффективность деятельности отдела продаж и организации в целом будет стабильно высокой.

Другими словами, можно выделить два основных аспекта толкования этого термина: управление персоналом, занятым непосредственно продажами, и организация всех процессов, так или иначе связанных с реализацией продукта компании. Компонентами этой системы являются менеджмент, маркетинг и собственно торговля – три кита, на которых держатся продажи.

Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела сбыта.

7.2. На начальника отдела сбыта возлагается персональная ответственность за:

— соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, соблюдение правил учета и отчетности;

— составление, утверждение и представление достоверной сводной отчетности и соблюдение сроков ее представления в соответствующие подразделения предприятия;

— обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей;

— обеспечение руководства предприятия информацией по вопросам работы отдела сбыта;

— достоверность и своевременность предоставления руководителям подразделений информации об объемах запасов продукции на складах и объемах производственного задела, сроках и объемах выполнения договоров, пр.;

— своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений руководства предприятия;

— недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях;

— соблюдение трудового распорядка работниками отдела;

— ;

7.3. Ответственность работников отдела сбыта устанавливается должностными инструкциями.

7.4. .

Руководитель структурного подразделения

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Заключение

В своей статье я попыталась осветить все значимые нюансы при построении отдела. Мы разобрались со всеми необходимыми понятиями, ознакомились с основными целями и задачами данного структурного подразделения

Теперь мы представляем какие затраты нас ждут, на что нужно обратить особое внимание, каким образом осуществлять полноценный контроль над отделом

Я познакомила Вас с основным звеном в отделе, его руководителем, где подробно описала его задачи, цели и обязанности. Мы детально проработали тему сотрудников, как их отбирать, как организовать продуктивную работу отдела. Способы мотивации сотрудников и контроля за ними.

В итоге у нас получилось сформировать картину идеального отдела продаж. Возможно, в жизни не существует ничего идеального, но стремиться к этому необходимо. Дерзайте, у Вас обязательно все получится!

Автор статьи: Инна Су-фудэ