Коммерческое предложение: что такое и как его правильно сформировать

Что такое коммерческое предложение?

Чтобы предоставить грамотную инструкцию по написанию коммерческих предложений, нужно уточнить, о каком именно документе идет речь.

Коммерческое предложение (так же деловое предложение или КП) — это письменное предложение о предоставлении услуг, заточенное специально под конкретного клиента.

Возможно, не во всех определениях используется слово «заточенное», однако это ключевая характеристика сильного предложения, поэтому оно является ключевым словом нашего определения.

Деловое предложение не является бизнес-планом. Бизнес-планы описывают операционные и финансовые цели компании. Это важный корпоративный документ, но он сильно отличается от предложения. Смешивание двух документов приведет либо к слабому предложению, либо к плохому бизнес-плану.

Коммерческое предложение пишется под конкретный запрос или возможность. Это не скрипт для холодного звонка. В предложении всегда используется информация, предоставленная клиентом относительно потребностей бизнеса. Запрос может быть как крупный, например на государственный заказ, так и маленький, как электронное письмо с просьбой рассказать больше о продукте.

Причина, по которой деловое предложение не может быть представлено как скрипт для холодных продаж, заключается в том, что оно должно соответствовать потребностям конкретного клиента. В этом документе разъясняется, как предоставляемые услуги могут наилучшим образом решить проблемы заказчика.

Если не знать проблему клиента, нельзя предложить решение.

Маркетинговый анализ

Один из немногих способов продемонстрировать клиенту, что вы еще на этапе пресейла начали погружаться в его проект, изучая сферу бизнеса, – это подготовить маркетинговый анализ. Часть полученных данных может быть использована для убеждения клиента в необходимости вложений в разработку сайта, а другая часть – для более детального изучения тематики (что однозначно пригодится в случае, если вы выиграете сделку).

Что можно отразить в анализе:

1. Текущее положение компании в Интернете.

2. Предложение (продукт / услуга) клиента, его конкурентоспособность.

3. Поведение целевой аудитории. Ее мотивы, привычки, ожидания.

4. Предложения конкурентов, их маркетинговая активность.

5. Рынок (оценки, тенденции, прогнозы).

6. География – перспективы выхода на новые рынки (столица / регионы / зарубежные страны).

Обязательные элементы КП

Грамотно составленное коммерческое предложение должно включать следующие элементы (перечислены в порядке представления в коммерческом предложении):

• Данные компании, составившей коммерческое предложение, логотип и контакты.
• Адресат коммерческого предложения (компания или лицо).
• Название письма (коммерческое предложение).
• Дата составления коммерческого предложения.
• Документ и его номер в документообороте компании.
• Порядок оплаты, возможность оплаты в рассрочку.
• Сроки и условия поставки.
• Перечень товаров или услуг, стоимость каждой позиции, итоговая сумма по коммерческому предложению.
• Фото и описание технических характеристик товаров, представленных в коммерческом предложении.
• ФИО, подпись лица, ответственного за коммерческое предложение, печать компании.
• Период действия коммерческого предложения.
• Контакты лица, с которым может связаться заинтересованный клиент.

Часто компании выбирают лучшее коммерческое предложение из числа аналогичных, опираясь не только на потенциальные выгоды, но и на его структурированность и информативность. Ведь именно это показатели надежного партнера. Использование такой формы коммерческого предложения о сотрудничестве может повысить уровень продаж компании.

Компании выбирают лучшее коммерческое предложение из числа аналогичных, опираясь не только на потенциальные выгоды, но и на его структурированность и информативность.

Не противоречим общим правилам составления КП

Любое КП – это, по сути, деловая реклама, то есть «продающий» текст, однако, подчиняющийся сложившимся требованиям деловой практики. Поэтому текст КП на поставку товаров, как и любого другого КП, должен содержать некоторые обязательные пункты:

заголовок – интересный, привлекающий внимание, конкретный;
оффер – в лаконичной форме изложена цель предложения;
описание предмета КП – кратко изложить особенности;
выгоды для клиента – перечень преимуществ сотрудничества с вашей организацией;
условия сотрудничества – контактная информация;
дополнительные бонусы – скидки, льготы, возможности;
призыв к действию – практическое руководство для дальнейших действий потенциального партнера.

К СВЕДЕНИЮ! Если речь идет о «горячем» КП, то есть обращенном к конкретному, возможно, постоянному партнеру, обязательным является персонифицированное обращение

Хорошим тоном считается также благодарность за внимание к вашему предложению

Обязательное форматирование текста. Еще один шанс, что коммерческое предложение не попадет в мусорное ведро сразу

Возьмите в руки толстую книгу. Полистайте ее. Если таковой нет под рукой, то вспомните, как вы это делаете. Сначала обложка, вот где должен быть цепляющий заголовок! Затем начинаете переворачивать листы. И вы всегда задержитесь на той странице, которая выбивается из общей массы текста.

На ней может быть что угодно. Фото, всего лишь одно слово, чистый лист, заголовок, таблица, что угодно, но за что цепляется взор. Человек всегда будет искать, за что зацепиться в массе текста. Так пусть клиент цепляется за те слова, которые его самого зацепят.

Зацепившись хоть за что-то, человек начнет читать с этого места и дальше. Прочтя все, он, естественно, захочет посмотреть, а что же было в начале. И полезет в начало. А там цепляющий заголовок. А там первое предложение, второе и так далее. До того самого места, откуда он начал читать.

Поэтому в тексте коммерческого предложения обязательно делайте списки, выделяйте подзаголовки

На чем-то очень важном акцентируйте взгляд, выделяя текст в рамку

Что это такое?

Коммерческое предложение или сокращенно КП представляет собой документ, который является подтверждением цены на оказание услуг или поставку товаров, а также на то, чтобы они отвечали заявленным параметрам. Правильный способ составить и оформить КП один — предоставить поставщику письмо на официальном бланке, подписанное руководителем и заверенное печатью.

Обратите внимание! Подача или получение ответа на КП не является какой-либо гарантией или обязательством на оформление контракта или соглашения. Государственные предприятия могут запросить получение предложения согласно статье номер 22, которая прописана в Федеральном законе под номером 44

Для того, чтобы конкретизировать все необходимые требования и условия, Министерство экономики и развития Российской Федерации составило перечень рекомендаций, опубликованных от второго октября 2013 года, под номером 567. Рекомендации включают в себя указание мероприятий, которые следует соблюдать заказчику для того, чтобы провести анализ рынка

Государственные предприятия могут запросить получение предложения согласно статье номер 22, которая прописана в Федеральном законе под номером 44. Для того, чтобы конкретизировать все необходимые требования и условия, Министерство экономики и развития Российской Федерации составило перечень рекомендаций, опубликованных от второго октября 2013 года, под номером 567. Рекомендации включают в себя указание мероприятий, которые следует соблюдать заказчику для того, чтобы провести анализ рынка.

Как оформить запрос

В перечне рекомендаций говорится о том, что перед тем, как выполнить закупку, следует просить сделать коммерческие предложения не менее трех раз от различных поставщиков. Когда заказчик получил три или более КП, следует выбрать те, в которых указаны наименьшие данные по ценам на запрашиваемые услуги или продукты.

Период действия

Полученные от участников коммерческие предложения могут достаточно быстро стать не актуальными. Это связано с тем, что в отечественных условиях постоянно происходит изменение политической и экономической ситуации.

Большинство коммерческих предприятий при ответе на запрос, указывают срок действия указанных условий. Он определяется предприятием самостоятельно, в зависимости от внутренних требований. Подобная информация отображается в тексте предоставленного КП в виде предельной даты действия.

Письмо с указанием периода действия

Если такая информация не предоставлена, то периодичность действия документа может быть установлена как бессрочная. Но есть некоторые тонкости, которые отображены в представленном приказе под номером 567. Там указано о целесообразности применения данных, которые были получены заказчиком не более чем за шесть месяцев до времени, когда проводился анализ рыночной конъюнктуры.

Важно! Негласно требуется иметь свежее КП перед проведением каждой закупочной операции. Если происходят ситуации, когда обновленные данные запросить не получается, то допускается применять старые

Однако, действует поправочный коэффициент при расчете цен. Порядок проведения такого расчета указывается в Приказе

Если происходят ситуации, когда обновленные данные запросить не получается, то допускается применять старые. Однако, действует поправочный коэффициент при расчете цен. Порядок проведения такого расчета указывается в Приказе.

Кому подается заявка

Законодательно регулируются поставщики, которым можно отправлять запросы. Это должны быть те предприятия, которые уже имеют опыт в подобных поставках. Требуется проверить отсутствие данных о них в реестре недобросовестных поставщиков. Расчет начальной максимальной стоимости контракта недопустимо выполнять с использованием информации от анонимных источников. Не подходят также те КП, которые поданы без соответствия всем указанным характеристикам.

Сайт ЕИС

Во время поиска компаний для поставки, разрешается применять реестр контактов, который публикуется в Единой информационной системе и других информационных источниках.

Коммерческое предложение – это…

Коммерческое предложение (КП) – это документ, в котором подробно рассказывается о предлагаемом товаре или услуге. Его главная задача: заинтересовать и побудить потенциального клиента, покупателя к конкретному действию.

Цель составления и рассылки коммерческого предложения – расширение клиентской базы и увеличение продаж. Его главная особенность в том, что такой документ не может быть статичным. То есть КП нельзя написать один раз и рассылать разной целевой аудитории. Оно составляется для конкретной задачи, товара, услуги и ЦА.

Хоть коммерческое предложение определяют как документ, не стоит понимать это буквально. Ведь здесь не нужны подписи и печати руководителя. Это послание своей целевой аудитории.

Коммерческое предложение подходит для компаний и предпринимателей, предоставляющих услуги, реализующих товары, ищущих партнёров или инвесторов.

КП бывает двух видов: «холодное» (базовое) и «горячее». О них подробно далее.

Первый титульный слайд

Каждая страница коммерческого предложения должна продавать. И титульник – не исключение.

Мы рекомендуем отразить в нем следующее:

1. Ваше УТП / позиционирование (чтобы клиент понимал, чем вы отличаетесь от других аналогичных исполнителей). Вспоминаем, что первая из аббревиатуры буква означает «уникальность». Значит, это должно быть не просто общее «Хорошие сайты для хороших компаний», а действительно то, что отличает вас хотя бы от 95% конкурентов.

2. Краткое обозначение предмета презентации (услуги). Некоторые клиенты запрашивают КП на разные услуги у разных узкоспециализированных команд. Поэтому всегда полезно напомнить, о чем именно идет речь, чтобы заказчик не запутался и не забыл формулировку своей изначальной задачи, с которой он пришел к вам.

3. Минимальная персонализация под клиента – например, скриншот старого сайта (если речь идет о редизайне).

4. Место вашей компании в географическом либо специализированном срезе (по версии рейтингов). Нужно не стесняться рассказывать о своих достижениях, тем более если они подкреплены конкретными объективными оценками.

Коммерческое предложение для тендера

Для предприятий, находящихся в государственной собственности, требуется несколько иная и во многом упрощённая форма коммерческого предложения. По 44 ФЗ нужно максимально конкретизировать официальное письмо в части цен на поставляемые товары или услуги, чтобы тендерной комиссии было проще сделать выбор наиболее приемлемых условий.

Скачать образец

Воздействовать на эмоции и рассказывать о «дружном сплочённом коллективе» в этом случае совершенно бесполезно. Следует помнить, однако, что для тендерной комиссии чаще всего очень важен опыт выполнения подобных заказов, и краткая информация о них (если были) может сыграть решающую роль.

Когда объявляется конкурс на поставку товара или услуги, представители предприятия-плательщика должны составить запрос и отправить его по адресам возможных исполнителей заказа, то есть фактически написать письмо о предоставлении коммерческого предложения. Ответ на него, независимо от формы собственности бизнеса (от ИП, ООО, ЗАО и т. д.) должен содержать самые конкретные сведения о предлагаемых товарах или услугах. Вид коммерческого предложения – простой: «шапка» и прайс-лист с краткой характеристикой продукта.

Информация о том, как правильно запросить условия возможного сотрудничества, будет представлена в следующем пункте.

Запрос коммерческого предложения

Методы определения и расчета, по закону 44 ФЗ, предполагают формирование начальной максимальной цены контракта (НМЦК), для чего возможным поставщикам рассылаются соответствующие запросы. Заявка на коммерческое предложение выглядит приблизительно так:

Скачать бланк

Образец запроса демонстрирует максимально лаконичный стиль предоставления информации. Практически всегда в начале письма присутствует фраза «прошу предоставить информацию о стоимости…», а далее следует таблица с номенклатурой требуемых продуктов и их краткими характеристиками.

Успех участия в тендере определяется соотношением ценовых и качественных параметров товаров или услуг, предлагаемых участниками конкурса.

Образцы коммерческих предложений

Посмотрите как составляют КП другие компании и сделаете на их основе свой собственное. Скачайте образец коммерческого предложения и делайте как вам удобнее.

Способы закупок, проводимых за счет бюджетных средств

Согласно статье 24 этого закона, существует десять способов конкурентного проведения госзакупки:

1. Открытый конкурс.  Участники подают заявки в запечатанных конвертах. Заказчик выбирает победителя не только по наименьшей цене, но и по качеству товара, работы или услуги. Для этого закупочная комиссия оценивает качество продукции, опыт выполнения подобных контрактов, квалификацию персонала и проч.(см. «Тендеры по госзакупкам: что нужно знать об открытом конкурсе»).

2. Электронный аукцион. Участники подают подписанные электронной подписью заявки на электронную торговую площадку (ЭТП).

Заявка состоит из двух частей: первая посвящена предмету закупки, вторая посвящена участнику. Обе части подаются одновременно. Сначала заказчик рассматривает первые части и разрешает (либо не разрешает) участвовать в соревновании по снижению цены. Соревнование заключается в том, что участники снижают начальную (максимальную) цену контракта (НМЦ) на сумму от 0,5 до 5% НМЦ. Если прошло десять минут, и никто не предложил более низкую цену, побеждает тот, чья цена меньше других. Затем заказчик проверяет вторые части заявок и объявляет победителя торгов (см. «Электронный аукцион: что нужно знать поставщикам и подрядчикам»).

3. Запрос котировок. Участники подают заявки в запечатанных конвертах. Это один из самых простых и быстрых способов проведения торгов. Используется для закупок типовых, серийных товаров, работ и услуг на суммы не более 500 000 руб. Годовой объем таких закупок не может превышать 10% от совокупного годового объема закупок данного заказчика и не может составлять более чем 100 000 000 руб (см. «Запрос котировок в системе госзакупок: что нужно знать поставщикам и подрядчикам»).

4. Запрос предложений. Участники подают заявки в запечатанных конвертах. Заказчик вправе выбрать этот способ только в определенных случаях. Обычно проводится, если ранее в отношении этих же товаров, работ или услуг был дважды объявлен, но не состоялся электронный аукцион или конкурс. Является одним из самых «быстрых» способов госзакупки (см. «Госзакупки: что нужно знать поставщикам, участвующим в запросе предложений»).

6. Закрытый конкурс. Заказчик сам приглашает участников, которые в ответ должны направить запрос на участие в конкурсе. Побеждает тот, кто предложил наилучшие условия.

7. Закрытый конкурс с ограниченным участием. Заказчик сам приглашает участников, которые в ответ должны направить запрос на участие в конкурсе. После вскрытия всех конвертов с запросами заказчик проводит предквалификационный отбор. Далее оценка участников и выбор победителя проходит так же, как и в открытом конкурсе.

8. Закрытый двухэтапный конкурс. Заказчик сам приглашает участников, которые в ответ должны направить запрос на участие в конкурсе. Прежде всего, заказчик оценивает качество товара или квалификацию поставщика, и только после этого — цену.

9. Закрытый аукцион. Заказчик сам приглашает участников, которые в ответ должны направить запрос на участие в конкурсе. Закрытый аукцион требует личного участия, цены указываются на табличках. Побеждает тот, чья цена ниже других.

10. Двухэтапный конкурс.  Участники подают заявки в запечатанных конвертах. Первый этап — это подача участниками заявок без указания цены. Второй этап — это рассмотрение цены, предложенной теми, кто прошел на второй этап. Заказчики нередко выбирают этот способ при закупках строительных услуг, проектировочных работ, высокотехнологичной и инновационной продукции, а также научных исследований.

Требования к дизайну КП

Чтобы оформить КП можно использовать самый обычный Word или Power Point. Другой отличный вариант — Google-презентации. Вы сможете самостоятельно разработать уникальный дизайн для своего товара или на заказ. Чтобы создавать эффектные презентации, предлагаю пройти онлайн-курсы по презентациям. Можно заниматься в удобное время, так как формат позволяет просматривать лекции онлайн в комфортном режиме. Опытные преподаватели помогут закрепить материал на практике.

После того, как вы в совершенстве освоили гугл-презентации, придерживайтесь следующих правил по дизайну:

• используйте удобный шрифт, который хорошо читается. Никакого мелкого текста с засечками!
• не нагромождайте текст большим количеством фото, читатель будет «задыхаться»;
• делайте отступы между строками (оптимально 1,5 см.). В противном случае текст будет сливаться;
• фон выбирайте однотонный или светлый без ярких, отвлекающих деталей. Если будет иллюстрация, которая характеризует вашу услугу — отлично;

используйте списки и не пишите информацию сплошным текстом. Удачный пример:

старайтесь придерживаться минималистичного дизайна. Даже если ваша ЦА любит яркие цвета читать текст на фоне пёстрых рисунков или разных цветов, будет неудобно воспринимать:

показывайте клиенту товар лицом. Например, если ваша сфера — строительство, можно вставлять готовые объекты. Правильный образец:

Текст — это самая важная часть делового предложения. Нужно подбирать слова и фразы под разную целевую аудиторию и писать про разные товары. Новичкам сложно составлять тексты с учётом всех требований. Предлагаю пройти онлайн-курс по копирайтингу и научиться писать крутые КП. Во время обучения вы сможете работать и применять полученные знания на практике. Видеоматериал можно просматривать в удобном режиме, не меняя привычного образа жизни. Вы сможете составлять не только текст-представление, но и продающие тексты, статьи, сторителлинги и многое другое.

Для внимательных читателей небольшое задание.

Придумайте оффер для КП.

Условия: нужно оставить предложение по продаже нового вида мороженого (название придумайте сами). Написать про скидку в 15%.

Особенности составления коммерческого предложения

Грамотно составленное послание помогает:

• увеличить продажи;
• расширить клиентскую базу;
• больше зарабатывать.

У коммерческого предложения есть свои особенности, о которых нужно помнить тем, кто хочет его составить:

1. Это визитная карточка компании, ее лицо и маркер, поэтому следует позаботиться, чтобы оно производило благоприятное первое впечатление.

2. Данный документ не должен быть статичен.

   Нельзя составить один раз послание, нажать на автоматическую рассылку и ждать результата.

   К каждому клиенту следует подходить индивидуально.

3. Стилистика, размеры текста, информационная составляющая и даже шрифт должны подбираться в зависимости от целевой аудитории.
4. Составление письма во многом зависит и от того, кто его посылает: владелец бизнеса не может составить такой же документ, как и наемный менеджер, потому что у них разные задачи и разный статус в компании.
5. Плох тот документ, который адресат не захочет дочитать до конца или который отправит в мусорную корзину, даже не вскрыв.

Доказать выгоду сотрудничества

Бизнесмен должен убедить партнёра, что сотрудничество принесёт обоим опровержимую выгоду. Также следует объяснить, при каких обстоятельствах он её получит.

При составлении коммерческого предложения (КП) следует учитывать статус предприятия и прислушиваться к рекомендациям опытных маркетологов.

Конечно, раскрученным компаниям с известными брендами (Mercedes, Газпром, Coca-Cola и прочее), не нужно прилагать усилия и всячески изощряться, чтобы убедить представителя той или иной компании сотрудничать с ними. В этом случае достаточно оформить письмо с кратким изложением преимуществ своего товара или услуги.

Для остальных бизнесменов очень важно соблюсти некоторые тонкости, чтобы данное предложение возымело желаемый эффект

Чтобы написать удачное коммерческое предложение о сотрудничестве, необходимо поставить себя на место клиента

Составляющие коммерческого предложения

Оно должно внушать доверие и располагать к компании-представителю изначально, как только партнер или потенциальный клиент возьмут его в руки или начнут читать. Как составить коммерческое предложение правильно? Для этого в нем должны присутствовать следующие составляющие:

1. Шапка, в которой будет указано наименование компании-представителя, ее индивидуальный налоговый номер, а также контакты по которым можно связаться с ее руководителем, менеджером и т.п.
2. Фамилия, имя отчество адресата, для которого составлялось предложение.
3. Разъяснение того, с какой целью было отправлено данное бумажное или электронное письмо (т.е. должно быть указано, что оно является коммерческим предложением).
4. Число, месяц и год составления документа, а также его порядковый номер. Это необходимо для того, чтобы компания-представитель могла контролировать оборот документации внутри фирмы.
5. Выгодные условия платежей, возможность предоставления отсрочки, возможность доставки грузов и т.д.
6. Сроки доставки товаров, а также полный их перечень и цены.
7. Сроки предоставления услуг, оплату каждой из них, дополнительные услуги и конечную стоимость работ посчитанную вместе с ними.
8. Фото каждой позиции товара, а также небольшое описание к каждой позиции.
9. Должна быть печать предприятия-представителя коммерческого предложения, а также подпись директора или ответственного лица.
10. Дата, до наступления которой данное коммерческое предложение является актуальным.
11. Личные контактные данные ответственного за данное КП лица.

Как подготовиться к составлению КП?

Перед любой тренировкой и физической активностью нужна разминка, и написание КП не исключение. Предлагаем пройти несколько «стадий» подготовки, чтобы потом результат вас порадовал:

Аналитика. Задайте заказчику вопросы: почему его предложение может заинтересовать получателя, в чем заключается выгода, какие у компании преимущества перед конкурентами и что именно должен потенциальный клиент сделать после получения! Как только вы ответите на эти вопросы, вы уже сделали 50%!

Формирование цели. Здесь уже вы анализируете потенциальных клиентов, целевую аудиторию. Вы должны так написать КП, чтобы оно само закрыло возражения и исключило сомнения. То есть нужно сразу включить в текст доказательства, почему это интересно, почему лучше работать с этой компанией, чем она объективно лучше, почему эта цена лояльная, какие бонусы предоставляются и так далее.

Написание КП. Здесь мы рекомендуем изучить «анатомию» предложения, чтобы освоить каждый блок и использовать его не интуитивно, методом проб и ошибок, а понимая, зачем это необходимо.